Med hjälp av avtalsmodulen kan du se till att periodiskt återkommande serviceuppdrag skapas med automatik. Avtalen administreras i Mobigo Desktop, där uppdragsmallar läggs upp och prepareras med all nödvändig information.
Avtal
I avtalsmodulen lägger du upp avtal som motsvarar dina åtagande gentemot kund. Ett avtal är normalt aktivt, men kan även vara inaktivt (t ex om du väntar på underskrift från kund) eller arkiverat (t ex ett gammalt avtal som inte längre gäller). Varje avtal måste vara tidsbestämt, dvs ha ett start- och slutdatum. När avtalstiden är på väg att löpa ut eller har löpt ut visas en varning när du går till avtalsmodulen. När varningen visas får du möjlighet att antingen förlänga avtalet eller arkivera det. Under Mobigos systeminställningar kan du ange hur lång tid i förväg som varningarna ska visas. Därmed har du goda möjligheter att i god tid kontakta kunden och förbereda en avtalsförlängning.
Tips: Om ett avtal ska löpa tillsvidare rekommenderas att antingen sätta ett slutdatum väldigt lång tid framåt, alternativt använda sig av en intern rutin för att kontinuerligt, manuellt förlänga avtalet.
På ett avtal väljer du vilken kund som det gäller och om så önskas även en specifik anläggning/fastighet och serviceobjekt. Det är dock vanligare att just anläggning/fastighet och serviceobjekt anges på respektive uppdragsmall. Ett avtal kan alltså gälla en specifik kund men ha flera olika uppdragsmallar som avser olika anläggningar/fastigheter och serviceobjekt.
Om du behöver mer information än standardfälten så finns det både fria fält och extrafält som kan konfigureras till avtal.
Du kan även bifoga dokument till ett avtal. Tänk dock på att detta inte är dokument som bifogas på de uppdrag som skapas via uppdragsmallarna, utan dokument som tillhör själva avtalet. Exempel på dokument på avtalet kan vara underskrivna avtal eller avtalsvillkor.
Uppdragsmallar
Ett avtal innehåller uppdragsmallar där du lägger upp periodiskt återkommande uppdrag. Normalt gäller uppdragsmallar hela avtalsperioden, men det är också möjligt att ställa in så att de enbart gäller under en del av avtalet. Detta kan t ex vara användbart om en annan typ av service ska utföras i början än i slutet av en avtalstid, eller om kunden ska faktureras ett avvikande pris i början/slutet av avtalstiden.
Varje uppdragsmall har en frekvens som avgör när och hur ofta uppdragen ska skapas. T ex kan du ange att det ska skapas ett uppdrag av en viss typ varje, varannan eller kanske var fjärde dag, varannan vecka på måndagen och torsdagen, var 3:e månad eller varje år på ett specifikt datum osv.
En uppdragsmall har också en tidpunkt och varaktighet där du anger om uppdragen som skapas ska utföras vid ett exakt, angivet klockslag (tidsbokning) eller någon gång under ett längre tidsintervall, samt en preliminär uppskattning av hur lång tid arbetet förväntas ta. Det är t ex vanligt att ett uppdrag i uppdragsmallen planeras in att utföras lite grovt en viss vecka eller månad, men att det skapade uppdraget därefter detaljplaneras till en specifik dag eller tid när det närmar sig utförandet.
Kund och objekt på en uppdragsmall sätts automatiskt till samma som på avtalet, men det kan vara lämpligt att ange en specifik anläggning/fastighet eller serviceobjekt t ex om man vill ha flera olika uppdragsmallar med olika serviceintervall eller olika typer av uppdrag.
Anta t ex att ett avtal gäller för kunden "Kaffe City AB" och anläggningen "Kvinten". Då kan det inom avtalet finnas en eller flera uppdragsmallar för varje serviceobjekt i denna anläggning, t ex "Inpektion" på serviceobjektet "Maskin A" var 3:e vecka på måndagen kl 8, "Årligt underhåll" varje år i mars månad på samma objekt, och "Återkommande kontroll" på "Maskin B" var 12:e vecka osv.
Det finns dessutom möjlighet att ange att det automatiskt ska skapas ett uppdrag per underobjekt (under det valda objektet) baserat på olika villkor. Som exempel kan du alltså se till att det skapas ett uppdrag för varje serviceobjekt i en anläggning som är av en viss typ, utan att du måste peka ut dessa serviceobjekt manuellt.
Uppdragsmallarna innehåller också övrig information som ska sättas på uppdragen (prioritet, projekt, ansvarig, utförare, uppdrag, åtgärd). Du kan dessutom preparera mallarna med tider, material och dokument/checklistor som ska läggas till på de skapade uppdragen.
Tips: Ange enbart den information på uppdragsmallen som är samma för alla uppdrag som ska genereras. Dvs ange inte utförare om uppdraget inte specifikt ska utföras av samma person varje gång, eller antal på materialrader om antalet som faktiskt används kan skilja sig åt mellan servicetillfällena.
Generera uppdrag
Du kan öppna ett specifikt avtal och därifrån generera återkommande uppdrag från uppdragsmallarna. Ett enklare sätt att generera uppdrag för flera avtal samtidigt är att i avtalsmodulen markera dem i listan och välja att generera uppdrag. Under systeminställningarna kan du också ange att uppdrag ska genereras automatiskt för alla avtal varje gång du navigerar till avtalsmodulen. Ett annat vanligt sätt är att via s k automatiska modulanrop låta Mobigo Autoserver generera uppdrag från avtal schemalagt eller med jämna tidsintervall.
När du genererar uppdrag från avtal anger du hur långt fram i tiden du vill att uppdrag ska genereras. Mobigo minns sedan detta, och nya uppdrag kommer därefter att genereras från detta datum och framåt. Tänk på att det oftast inte är lämpligt att generera uppdrag onödigt långt fram i tiden, eftersom eventuella ändringar som görs i uppdragsmallarna inte påverkar de uppdrag som redan genererats.
Uppdrag
Uppdrag som genererats till ett avtal hittar du på vanligt sätt bland uppdrag i Mobigo. Om du öppnar uppdraget så kan du se vilket avtal som uppdraget tillhör. Du kan dessutom se alla uppdrag som genererats till ett avtal inne på avtalet. På uppdragsfliken inne på ett avtal kan du välja att koppla in nya uppdrag som inte genererats från uppdragsmallarna eller frikoppla uppdrag som inte ska tillhöra avtalet.
Inställningar för avtalshanteringen
I Mobigos systeminställningar kan du bland annat ange hur långt i förväg som uppdrag normalt ska genereras från avtalen. Detta är som standard inställd till 3 månader. Här kan du också ändra hur uppdrag som tillhör avtal ska numreras m m.