Kyl-modulen till Mobigo är en tilläggsmodul för de företag som installerar och servar kylmaskiner.
Fram till 2009 krävdes en ackreditering från Swedac för att få jobba med kylmaskiner som innehåller köldmedium. Sedan 2009 är detta ersatt med en certifiering, men fortfarande gäller samma krav på rapportering, periodisk kontroll och dokumentation.
Förutom att dokumentera köldmediehanteringen på kylmaskinerna man jobbar med, så ska anläggningarna årsrapporteras till miljöförvaltningarna. Ansvaret för årsrapporteringen ligger egentligen på operatörerna av kylanläggningarna, men i många fall blir det i praktiken kyl-företagen som sköter detta för operatörernas räkning. Att missa en rapport till miljöförvaltningen eller att lämna felaktiga uppgifter kan straffas med vite för operatören. Kyl-modulen till Mobigo hjälper dig att hålla koll på köldmediehanteringen samt dokumentationen som krävs. I samband med att uppdrag rapporteras för service, installationer, konverteringar och periodiska kontroller, fyller man i protokoll med nödvändiga uppgifter (framförallt Kyl, Kontrollrapport för läckage och Kyl, Läckagekontroll). Dessa uppgifter används sedan för att få ut årsrapporter, lagerbok, köldmediesammanställning och annan dokumentation som behövs.
Kyl-modulen består i huvudsak av följande komponenter/funktioner:
- Inställningar för kyl-modulen
- Anläggnings-, aggregat- och komponent-register
- Kylformulär
- Köldmedietransaktioner
- Årsrapportering
- Kyl-dashboarden
- (Avtalsmodulen)
Under systeminställningar administreras kyl-specifika uppgifter såsom registret med de olika köldmedie-typer som företaget hanterar, ackrediteringsnr mm. För att kunna hantera alla myndighetskrav krävs att man lägger upp sina anläggningar och kyl-aggregat i Mobigos objektregister. Med hjälp av avtalsmodulen (som egentligen inte är en del av tilläggsmodulen Kyla) planeras periodiska läcksökningar av anläggningar och aggregat in med uppdragsmallar som skapar uppdrag med automatik. Med kylformulären rapporteras läckagekontroller samt ev påfyllningar/avtappningar. Bland kylformulären finns även anmälan, intyg, riskbedömningsprotokoll mm. I modulen Köldmedietransaktioner importeras påfyllningar och avtappningar från kylformulären och blir till köldmedietransaktioner som sedan kan kompletteras med inköp, returer etc. I Köldmedietransaktioner tas även rapporten för köldmediesammanställning och lagerbok fram. Under Årsrapportering skapas årsrapporter till anläggningarna med information som hämtas från både läckagekontroller och köldmedietransaktioner. Om alla uppgifter fylls i enligt instruktioner så kommer kyl-dashboarden att guida den kyl-ansvarige genom arbetet genom att visa aktiviteter som måste hanteras.
Arbetsflöde
Arbetsflödet följer nedanstående:
- Anläggningar läggs upp i objektregistret i Mobigo.
- Till varje anläggning läggs aggregat upp.
- Ett avtal läggs upp för anläggningen på avtalsfliken där en uppdragsmall skapas för den periodiska läcksökningen. Uppdragsmallen prepareras med Kyl, Läckagekontroll-dokument och Kyl, Kontrollrapport för läckage-dokument. Nya uppdrag för periodisk läcksökning skapas med automatik en tid i förväg.
- Uppdragen fördelas till en tekniker som åtgärdar uppdragen och fyller i dokumenten.
- När uppdragen återrapporteras, indikeras det på Kyl-dashboarden om det finns Kyl, Kontrollrapport för läckage skapade där man angivit att det krävs uppföljande läckagekontroll.
- Uppföljande läckagekontrolls-uppdrag skapas och fördelas till önskad tekniker.
- Nya serviceuppdrag och akuta uppdrag skapas manuellt i Mobigo, och återrapporteras med bifogade dokument av typen Kyl, Läckagekontroll och Kyl, Kontrollrapport för läckage. Om köldmedium fyllts på eller tappats av, måste detta registreras på dokumentet Kyl, Läckagekontroll.
- Nya köldmedietransaktioner skapas vid import av dokumenten Kyl, Läckagekontroll i modulen Köldmedietransaktioner.
- Inköp av köldmedium registreras i modulen Köldmedietransaktioner i Mobigo Desktop.
- Köldmedieförbrukningen stäms regelbundet av genom att öppna rapporterna Kyl, Köldmedieförbrukning samt Kyl, Lagerbok och kontrollera köldmedieförbrukningen under en viss period för respektive köldmedium. Om aktuellt lager inte stämmer vid inventeringstillfället med vad man registrerat, kan man lägga in lagerjusteringar.
- Vid tillsynsmannens besök skriver man ut Kyl, Köldmedieförbrukning som är en kvartalsrapport/sammanställning över köldmedieförbrukning.
- Efter avslutat kalenderår, utför man årsrapportering i modulen Kyla Årsrapportering. Markera de anläggningar som önskas årsrapporteras och tryck på knappen skapa årsrapporter. På förhandsgranskningen kan rapporterna skrivas ut eller skickas som pdf-filer direkt till kund. Efter utförd årsrapportering journalförs årsrapporterna och återfinns därefter som pdf-filer på fliken dokument under respektive anläggning.
Köldmedietyper
Under Systeminställningar > Kyla > Köldmedium ställer du in de köldmedietyper som ditt företag använder sig av. Efter installation innehåller denna en lång lista som du kan behöva "städa". Det är enbart dessa typer som kan användas när man väljer köldmedium på aggregat, påfyllningar/avtappningar etc. Köldmedietyperna anges med namn, typ, ev artikel som den kopplas mot, GWP-värde samt ev notering.
Anläggnings- aggregat- och komponentregister
Anläggningarna läggs upp i objektsregistret under respektive operatör. Installationen av kyl-modulen ställer automatiskt in namn på objektnivåerna och de fält som behövs till dessa.
På anläggningarna ska Årsrapportplikt anges (behövs för att enkelt kunna plocka fram de anläggningar som ska årsrapporteras i Årsrapporteringsfunktionen). Årsrapportplikten på anläggningarna justeras lämpligen från Kyl-dashboarden där man automatiskt får förslag på de anläggningar som bör justeras. Viktigt är även att ange anläggningens fastighetsbeteckning för att få med detta på myndighetspapper.
Aggregaten läggs därefter upp under respektive anläggning. På ett aggregat måste köldmedietyp, mängd och kod anges. Kategorin måste anges till Kyla på aggregatet för att kunna läggas till på aggregatförteckningar med automatik. Namnet bör anges enbart med beteckning (tex "KM1"). För att aggregatet ska komma med på årsrapporterna måste dessutom Årsrapport bockas för. Notera att enbart aggregat som innehåller 5 ton CO2e eller mer behöver årsrapporteras, samt att enbart anläggningar med totalt 14 ton CO2e eller mer ska årsrapporteras. På Kyl-dashboarden visas en sektion med en lista över de aggregat som har felaktig information på mängd, köldmedietyp och kod. Vidare visas på Kyl-dashboarden även en lista med de aggregat som bör justeras med avseende på årsrapportplikt. Fältet Övertagen PLS används för att ange att man tagit över den periodiska läcksökningen från något annat företag. Detta fält används som utgångspunkt om det saknas Kyl, Kontrollrapport för läckage av typen periodisk läcksökning eller installation för det aktuella aggregatet. Därmed slipper man felmeddelande om att periodisk läcksökning saknas t ex när man årsrapporterar.
I objektregistret kan man också lägga upp komponenter om man vill hantera dessa. De läggs då upp under respektive aggregat. Komponenterna används enbart som information och är inget krav för att kunna använda kyl-modulen.
Kylformulär
Till kyl-modulen finns ett antal checklistor som bifogas på framförallt uppdrag. De två enskilt viktigaste checklistorna är:
Kyl, Kontrollrapport för läckage som används för att dokumentera att läcksökning genomförts. Kontrollrapporten fylls i per anläggning och informationen importeras vid årsrapporteringen och hamnar på årsrapporterna. Kontrollrapporten innehåller en aggregatförteckning över de aggregat som kontrollrapporten avser. Kontrollrapporten ska ALLTID fyllas i när det gäller:
- Installation
- Periodisk läcksökning (återkommande kontroll och årskontroll är gamla benämningen för detta)
- Service (reparationer, konverteringar etc)
- Uppföljande kontroll
Kyl, Läckagekontroll fylls i per aggregat och måste ALLTID bifogas om köldmedia fylls på eller tappas av. Protokollet används dessutom som en checklista/dokumentation för de kontrollpunkter som ska kontrolleras vid en läckagekontroll till en periodisk läcksökning, uppföljande läckagekontroll etc. Notera dock att det inte finns något myndighetskrav på att denna ska fyllas i. Påfyllningarna/avtappningarna importeras senare och skapar köldmedietransaktioner.
Checklistorna kan bifogas både i Desktop och i den mobila klienten. För att underlätta bifogas dessa checklistor med fördel på uppdragsmallar i avtalsmodulen till periodiskt återkommande läcksökningsuppdrag varvid teknikerna får dessa automatiskt bifogade på uppdragen.
Kyl, Årsrapport är en checklista som skapas med automatik via årsrapporteringen och placeras som ett bifogat dokument på anläggningen som den tillhör. När årsrapporteringen är klar arkiveras denna normalt och blir en pdf som man har tillgång till även ute i den mobila klienten.
Utöver dessa finns ytterligare ett antal standardiserade checklistor för intyg etc:
- Kyl, Anmälan
- Kyl, Injusteringsprotokoll
- Kyl, Intyg installationskontroll
- Kyl, Intyg Tryck & täthet
- Kyl, Intyg vacuumsugning
- Kyl, Provkörningsprotokoll
- Kyl, Riskbedömning
- Kyl, Skrotningsintyg
Kyl-dashboarden
Kyl-dashboarden visas i Dashboard-modulen i Mobigo Desktop. I denna visas händelser som kräver åtgärder/berör kyl- och köldmediehanteringen. Avsikten med kyl-dashboarden är att på ett enkelt sätt guida dig som användare genom åtgärder som behöver göras. Sektionerna visas i ordning, så att de som bör åtgärdas först visas överst. Sektionerna är dessutom färgade efter hur viktiga/allvarliga de är: Sektioner med allvarliga/viktiga åtgärder som måste göras är röda, medan varningar är gula. Sektioner som är vita har liten påverkan på den dagliga kyl-verksamheten.
I Kyl-dashboarden kan följande händelser visas:
- Arkivering av gamla Kyl-dokument
Alla protokoll skall efter hand arkiveras (dvs låsas som pdf:er) för att behålla informationen som de såg ut när protokollen ursprungligen skrevs ut. Normalt sett ska detta göras löpande. Om det är många protokoll som ska arkiveras så startar du förslagsvis arkiveringen efter arbetsdagen och låter den pågå över natten. - Skrotning av aggregat
Här visas en lista med de aggregat som skrotats innan föregående år och därmed ska arkiveras. Ett aggregat får inte arkiveras innan anläggningen som det tillhör har årsrapporterats. - Felaktig aggregatinformation
Här visas en lista med aggregat som har felaktigt angiven köldmediemängd, köldmedietyp eller kod. - Uppdatera årsrapportplikt på aggregat
I listan visas de aggregat som har felaktigt angiven årsrapportplikt (aggregat som innehåller 5 ton CO2e eller mer och inte är angiven som årsrapportplikt, samt de aggregat som innehåller mindre än 5 ton CO2e och är angivna som årsrapportpliktiga). Till aggregaten visas en länk med vilken åtgärd som bör göras. - Uppdatera årsrapportplikt på anläggningar
I listan visas de anläggningar som har felaktigt angiven årsrapportplikt (anläggningar som innehåller en total köldmediemängd på de rapportpliktiga aggregaten, på 14 ton CO2e eller mer och inte är angiven som årsrapportplikt, samt de anläggningar som innehåller en total köldmediemängd (för de rapportpliktiga aggregaten) på mindre än 14 ton CO2e och är angiven som årsrapportpliktig. Till anläggningarna visas vilken åtgärd som bör göras. - Dags för årsrapportering
Mellan den 1/1 och 31/3 måste årsrapportpliktiga anläggningar årsrapporteras. I denna sektion visas alla årsrapportpliktiga anläggningar och huruvida dessa har årsrapporterats för föregående år eller inte. Röda rader är anläggningar som ännu inte årsrapporterats. Anläggningarna årsrapporteras från modulen Kyla Årsrapportering. - Arkiverade aggregat. Uppdatera avtal
Det finns aggregat som är arkiverade och troligen ska tas bort från avtal. I listan med aggregat visas även det avtal som aggregatet bör tas bort ifrån (OBS! Om aggregatet finns på flera avtal så visas enbart ett av avtalen). Genom att klicka på avtalsnumret öppnas avtalet och korrigeringen kan göras direkt genom följande:
-
- Öppna avtalet (kan också göras från avtalsfliken).
- Öppna uppdragsmallen för den periodiska läcksökningen.
- Gå till fliken Dokument.
- Ta bort Kyl, Läckagekontroll för det aggregat som är arkiverat.
- Öppna Kyl, Kontrollrapport för läckage och gå till fliken Objektförteckning. Ta bort det arkiverade aggregatet från objektförteckningen.
- Nya aggregat. Kontrollera avtal
När ett nytt aggregat skapats, visas detta i Kyl-dashboarden för att indikera att aggregatet bör kontrolleras och eventuellt läggas till på ett avtal. I listan med aggregat, visas även det avtal som aggregatet bör läggas till på (OBS! Om aggregatet redan finns på ett annat avtal så visas detta, men notera att om aggregatet finns på flera avtal så visas enbart ett av dessa). Genom att klicka på avtalsnumret öppnas avtalet och korrigeringen kan göras direkt genom följande:
-
- Öppna avtalet (kan också göras från avtalsfliken).
- Öppna uppdragsmallen för den periodiska läcksökningen.
- Gå till fliken Dokument.
- Lägg till ett nytt dokument av typen Kyl, Läckagekontroll. Välj det nya aggregatet under Gäller.
- Öppna Kyl, Kontrollrapport för läckage och gå till fliken Objektförteckning. Lägg till det nya aggregatet i objektförteckningen.
- Ej utförda periodiska läcksökningar
Sektionen visas om man missat att utföra periodisk läcksökning för något aggregat inom det intervall som gäller för den aktuella köldmediemängden sedan den senaste periodiska läcksökning. Kontrollen letar efter dokument av typen Kyl, Kontrollrapport för läckage av undertypen Periodisk kontroll eller Installation, samt tar även höjd för ev datum på fältet “Övertagen PLS” på aggregatet (om man tagit över ett aggregat från ett annat kyl-företag). - Aktuella periodiska läcksökningar
Sektionen visas om periodisk läcksökning måste göras inom 2 veckor för något aggregat (med hänsyn till det intervall som gäller för den aktuella köldmediemängden sedan den senaste periodiska läcksökningen). Kontrollen letar efter dokument av typen Kyl, Kontrollrapport för läckage av undertypen Periodisk kontroll eller Installation, samt tar även höjd för ev datum på fältet Övertagen PLS på aggregatet (om man tagit över ett aggregat från ett annat kyl-företag). - Försenade uppföljande läcksökningar
Sektionen visas om en uppföljande läcksökning missats att göra inom en månad från ett besök som kräver uppföljande besök. I listan visas de Kyl, Kontrollrapport för läckage där man angivit att uppföljande läcksökningsuppdrag ska skapas och utföras inom en månad, men där tiden gått över. I listan kan man skapa nytt uppföljande läcksökningsuppdrag med länken längst till höger. Uppdragsinformationen som sätts på de nya uppföljande läcksökningsuppdragen som standard, kan kundanpassas. Kontakta en Mobigopartner för mer information. - Uppföljande läcksökning krävs
I listan visas de Kyl, Kontrollrapport för läckage där man angivit att uppföljande läcksökningsuppdrag ska skapas och utföras inom en månad. I listan kan man skapa nytt uppföljande läcksökningsuppdrag med länken längst till höger. Uppdragsinformationen som sätts på de nya uppföljande läcksökningsuppdragen som standard, kan kundanpassas. Kontakta en Mobigopartner för mer information.
Periodisk läcksökning
För att få funktionalitet med periodisk läcksökning som automatiskt skapar nya uppdrag krävs Avtalsmodulen. I avtalsmodulen skapas avtal för en kund eller anläggning och på avtalet skapas därefter en uppdragsmall för den periodiska läcksökningen. På uppdragsmallen anges nödvändig information om periodicitet för den periodiska läcksökningen och uppdragsinformation som beskriver vad som ska göras. På dokumentfliken skapas därefter ett dokument av typen Kyl, Läckagekontroll till varje aggregat. På dokumentet anges enbart aggregat och typ (direkt eller indirekt). Dessutom skapas ett dokument av typen Kyl, Kontrollrapport för läckage där man väljer anläggning, bockar för periodisk kontroll, lägger till aktuella aggregat samt i första sektionen Allmänt under kontrollpunkterna, kryssar för Aggregatförteckning bifogas samt om kontrollrapporten gäller hela anläggningen eller enbart vissa aggregat. Notera att det kan krävas flera uppdragsmallar om anläggningen innehåller aggregat som behöver periodisk läcksökning med olika intervall..
På Kyl-dashboarden i Mobigo Desktop visas två sektioner som rör den periodiska läcksökningen. En sektion som visar de aggregat som måste besökas för periodisk läcksökning inom 2 veckor, och en sektion för de aggregat som man har missat att utföra periodisk läcksökning i tid (enligt köldmediemängd). Aggregat som innehåller 5 ton CO2e eller mer ska ha periodisk läcksökning INOM ett 12-månaderintervall. Aggregat som innehåller 50 ton CO2e eller mer ska ha periodisk läcksökning INOM ett 6-månadersintervall. Aggregat som innehåller 500 ton CO2e eller mer ska ha periodisk läcksökning INOM ett 3-månadersintervall.
Tips! Ett avtal kan uppdateras automatiskt med kyl-dokument med hjälp av verktyget Kyla/Skapa Periodiska läcksöknings-dokument på avtal.
Uppföljande läckagekontroll
Uppföljande läcksökning ska genomföras inom en månad från ingrepp/kontroll som kräver uppföljande läcksökning. Om man på en Kyl, Kontrollrapport för läckage bockat för att uppföljande läckagekontrollbesök krävs, så indikeras detta på Kyl-dashboarden. En sektion visar en lista med de protokoll av typen Kyl, Kontrollrapport för läckage där man angivit att uppföljande läcksökning krävs inom en månad och med en knapptryckning skapas nya uppdrag för de uppföljande läcksökningarna. I en annan sektion visas en lista med de Kyl, Kontrollrapport för läckage där man angivit att uppföljande läcksökning krävs inom en månad, men där man inte hunnit utföra detta i tid. Även här skapar man med en knapptryckning nytt uppföljande läcksökningsuppdrag. Vilken information som ska fyllas i på detta uppdrag, kan anpassas efter ditt eget företags önskemål. När uppföljningsuppdraget skapats, hittar du det ursprungliga Kyl, Kontrollrapport för läckage-protkollets uppdragsnummer på det nya läcksökningsuppdraget.
Årsrapportering
Under perioden 1/1 och 31/3 är det dags för årsrapportering. Under årsrapporteringen skapas rapporter för alla årsrapportpliktiga anläggningar och lämnas in till miljöförvaltningen. Om Kyl, Kontrollrapport för läckage har fyllts i till alla serviceuppdrag och Kyl, Läckagekontroll har fyllts i vid påfyllningar och avtappningar av köldmedium är årsrapporteringen en förhållande enkel rutinsak. Innan du påbörjar årsrapporteringen bör du kontrollera att inga varningar eller fel visas i Kyl-dashboarden.
Årsrapporteringen görs i modulen Kyla Årsrapportering där du väljer det år du vill årsrapportera för (oftast föregående år). Därefter filtrerar du fram de anläggningar som ditt företag har årsrapportåtagande för och skapar årsrapporter till dessa. På årsrapporten tas alla de aggregat med som är angivna som årsrapportpliktiga, vilket normalt är de som har 5 ton CO2e eller mer. Årsrapporten visas i en förhandsutskrift med eventuella varningar om t ex intervallet för den periodiska läcksökningen överskridits. Årsrapporten som skapas blir sedan en checklista som ligger bifogad på anläggningen. Vid behov kan årsrapporterna öppnas och korrigeras (t ex kompletteras med fler ackrediterade företag). När årsrapporten är korrekt så ska den journalföras och blir då till en pdf-fil. Notera att det går att ångra journalföringen om någon uppgift måste ändras. Efter journalföring skrivs rapporten ut och skickas in till miljöförvaltningarna.
Köldmedietransaktioner
I modulen Köldmedietransaktioner visas och hanteras alla inköp, påfyllningar, avtappningar, returer, justeringar och ev lageröverföringar. Alla transaktioner används för att kunna ta fram en sammanställning över köldmedieförbrukningen som bland annat används vid tillsynsmannens besök. Det rekommenderas att kontinuerligt hålla koll på köldmedieförbrukningen så att allt ser korrekt ut.
När modulen startas kontrollerar systemet om det finns nya checklistor av typen Kyl, Läckagekontroll som behöver importeras. Påfyllningar och avtappningar som registrerats på dessa blir till köldmedietransaktioner. Notera att avtappningarna blir två transaktioner: en för själva avtappningen och en retur.
Inköp av köldmedium ska registreras som en köldmedietransaktion.
Om inventerade mängder inte stämmer med mängden enligt köldmedietransaktionerna kan detta justeras genom att skapa en transaktion av typen justering. Glöm inte att ange anledning till justeringen i noteringarna.
Om du valt att använda lagerplatser för köldmediehanteringen, så kan även lageröverföringar registreras som transaktioner.
Via Skriv ut kan du skriva ut en lista på markerade köldmedietransaktioner. Under Mall-mappen "Generella" hittar du rapporten Kyl, Lagerbok där du kan få ut transaktionerna för ett visst köldmedium under en viss period. Rapporten Kyl, Köldmedieförbrukning visar en sammanställning över köldmedietyperna per kvartal.
OBS! Du bör inte justera en köldmedietransaktion som importerats från ett protokoll av typen Kyl, Läckagekontroll. Om du trots allt gör detta så kommer värdet inte att uppdateras på själva protokollet och skulle du ändra något i protokollet så kommer värdet i köldmedietransaktionen återställas och tidigare ändringar förloras.