Genom att tidrapportera i Mobigo minskas dubbelarbete och tidrapporteringen kan göras samtidigt som jobbet faktiskt utförts på plats. Rapportera tid på jobben och komplettera med tid som inte ska faktureras. Mobigo kan dessutom integreras med lönesystem.
Tidtyper
I Mobigo skapas tidtyper som motsvarar vad som ska faktureras, t ex ordinarie arbetstid, restid, övertid etc. Om integration med lönesystem ska användas så kan kompletterande tidtyper för löneunderlag läggas upp (som normalt ej ska faktureras), t ex semester, sjukfrånvaro och VAB. Även om tidtyper normalt har enheten timmar, så finns det möjlighet att välja annan enhet, t ex km eller dagar.
Arbetsschema
För att se till att rätt arbetstid tidrapporterats kan man använda arbetsschema-funktionaliteten i Mobigo. Ett arbetsschema beskriver Genom att skapa arbetstidsschema med hur många timmar och eventuellt med klockslag, kan dessa därefter väljas in på användare. Arbetstidsschemat tar dessutom hänsyn till helgdagar och om du byter arbetstidsscheman för användare. Med hjälp av arbetsscheman kan därefter användare säkerställa att de rapporterat all tid som de faktiskt ska jobba. Även arbetsledare eller administratörer kan kontrollera att rätt tid rapporterats innan de attesterar och skriver ut tidrapport och/eller exporterar till lönesystemet.
Rapportera tid
Om tidtyperna som används för att rapportera på uppdrag är samma som ska användas för tidrapporteringen blir tidrapporten väldigt enkel. Nya tider som skapas har ett fält för verklig använd tid - den som fylls i där kommer användas på tidrapporten. På tidkorten finns även ett fält för faktureras antal. Om inget annat anges så är tidrapporterat antal och faktureras antal samma, men de kan alltså ändras fritt från varandra.
Tider som inte ska användas för tidrapporteringen men inte faktureras kan skapas på två olika sätt:
- Om tiderna tillhör ett uppdrag ska de läggas till på uppdraget på vanligt sätt, men därefter tar man bort markeringen för "Faktureras". Dessa kommer då enbart användas för tidrapportering och kommer inte med på servicerapport/faktura till kunden. Detta sätt används också om man för uppföljning behöver märka tiderna med projekt/aktivitet som då tas från ett uppdrag.
- Tider som inte ska läggas på uppdrag kan skapas som sk "fria tider". Nya tider skapas då utan att vara inne på ett uppdrag, t ex på tidrapporteringsmodulen i den mobila klienten. Befintliga tider kan också frikopplas från ett uppdrag genom att ta bort "Tillhör". Notera att fria tider alltså inte kan ha "Faktureras" förbockad.
Förutom att lägga till tid inne på ett uppdrag kan det göras från Tidrapportmodulen. Det är också där som tiden normalt kompletteras med tid som inte ska läggas på uppdrag. I Tidrapportmodulen visas om all tid som ska jobbas enligt arbetstidsschemat är rapporterat och hur mycket som är kvar att rapportera.
Kontroll, attest och export till lönesystem
Arbetsledare eller administratör kontrollerar tidrapporterna för de användare som man ansvarar för via tidrapport-rapporten. I rapporten visas tidtyper, antalet arbetade och antalet fakturerade timmar för önskad period och användare.
Används integration med lönesystem så visas en sammanställning av de lönearter som kommer exporteras. Vid export får man möjlighet att attestera tiderna varvid de spärras så att rapporterad tid inte längre kan redigeras.