Med checklistfunktionaliteten kan branschprotokoll och checklistor bifogas som dokument till uppdrag, kunder, objekt, avtal, projekt mm. Förutom färdiga branschprotokoll kan egna checklistor designas i Mobigo Desktop.
Skapa checklistformat
Nya checklistor skapas genom att lägga ett nytt checklistformat i Mobigo Desktop.
Allmänt
Namnet används för att visa vilken typ av checklista det är. Det är detta namn som visas när nya checklistor ska läggas till på ett uppdrag.
Id skapas automatiskt och ska normalt inte ändras. Checklistor som skall vara standard och användas i flera Mobigo-databaser bör dock ges ett eget unikt namn för att kunna importeras och uppdateras utan att kollidera med andra checklistformat.
När en ny checklista skapas på ett uppdrag döps dokumentet automatiskt till datum samt det objekt som checklistan avser. Om checklistan inte är klarmarkerad inleds namnet med ett bindestreck "-". Hur dokumentet ska döpas kan dock ändras genom att ange ett eget format.
På checklistformatet väljs vilken objektnivå (eller kund) som checklistan ska tillhöra. Objektinformationen hämtas från uppdraget eller uppdragsmallen när nya checklistor skapas, men ett annat objekt kan därefter väljas manuellt om så önskas. Du kan ange att en checklista som skapas till ett uppdrag även ska kopplas till vald kund eller objekt, vilket gör att den kan hittas under bifogade dokument på kunden eller objektet.
Via en s k objektlista finns det möjlighet att lägga till flera objekt som checklistan ska avse. Detta innebär att förutom det huvudobjekt som checklistan avser, så kan man även välja flera underliggande objekt. Anta t ex att du valt att en checklista avser en specifik Fastighet/Anläggning. Via objektlistan kan du då specificera exakt vilka av fastighetens/anläggningens serviceobjekt som checklistan avser. Även här kan du välja om checklistan ska kopplas till, och därmed finnas som dokument på, dessa objekt.
För att kunna skriva ut checklistor anges en rapportmall. I checklistmodulen ingår som standard en utskriftsmall som kan användas för de flesta checklistor, och kan konfigureras med vilka fält som ska ingå och hur dessa ska skrivas ut.
Det finns möjlighet att gömma ett checklistformat. Man kan då inte skapa nya checklistor med det formatet, men gamla checklistor kan fortfarande öppnas som vanligt. Du kan även välja att ett checklistformat ska vara skrivskyddat i mobila enheter, för att dessa checklistor enbart ska kunna läsas och ej redigeras av mobila användare.
Innehåll
En checklista delas in i sektioner som innehåller kontrollpunkter och underpunkter.
Sektioner
Varje sektion har en benämning och ett id. Id måste vara unikt (även unikt i förhållande till id på kontrollpunkter) och behöver normalt aldrig ändras. En ny sektion får automatiskt ett id, men detta kan ändras manuellt om så önskas. Id behöver inte vara numeriskt, utan kan anges som en textsträng.
Med funktionen Visa kontrollpunkter i lista visas sektionen som en lista med serier. Kontrollpunkterna i sektionen återupprepas och kan anges för varje serie i listan. Du också välja vilka kolumner som ska visas i listan.
Om checklistformatet har en objektförteckning, så finns det också möjlighet att upprepa en sektion för varje serviceobjekt i objektförteckningen. Då kommer en serie automatiskt att skapas för varje objekt som läggs till i objektförteckningen, precis som för Visa kontrollpunkter i lista men med skillnaden att serier inte kan läggas till eller tas bort manuellt.
Om sektionen är av typen kontrollpunkter i lista så är det möjligt att välja en kontrollpunkt för skanning av streckkod. Då kommer läst streckkod i en mobil enhet söka igenom alla serier och öppna den serie som har den lästa streckkoden i det fältet.
En sektion kan visas eller döljas beroende på uppfyllda villkor. T ex kan man välja att sektionen enbart ska visas om man fyllt i ett visst värde i en kontrollpunkt, eller att sektionen enbart ska visas om ett fält på objektet innehåller (eller inte innehåller) ett visst värde.
Kontrollpunkter
Kontrollpunkter har, liksom sektioner, benämning och ett id. Id måste vara unikt (även unikt i förhållande till id på sektioner) och behöver normalt aldrig ändras. En ny kontrollpunkt får automatiskt ett id, men detta kan ändras manuellt om så önskas. Id behöver inte vara numeriskt, utan kan anges som en textsträng. Notera att id även används när man ska välja villkorsfält samt vilket fält som ska användas för eventuell streckkodsläsning.
Följande typer av kontrollpunkter kan användas:
- Artikelval - Val av artikel från artikelregistret.
- Datum - Ange i format om datum och/eller tid ska användas
- Dokumentval - Ta ett foto eller bifoga annan fil.
- Information - Enbart en text, inget värde kan fyllas i.
- Kryssruta - Enkel kryssruta utan text om inga alternativ lagts till under alternativ. Om flera kryssrutor ska visas så lägg till dem semikolonseparerad.
- Listval - Alternativen anges semikolonseparerade eller från en befintlig snabbvalslista.
- Listval (med filter) - Vilka alternativ som visas i listan baseras på värden i andra kontrollpunkter. Filter anges i format-fältet, t ex som "<CH.CP49.V> / ". Alternativen anges semikolonseparerade som tex "Listalt1 / Filterlistalt11;Listalt1 / Filterlistalt12;Listalt2 / Filterlistalt21;Listalt2 / Filterlistalt22".
- Mätarvärde - För räkneverk. Ange antal siffor i format som t ex "00000" för fem siffror.
- Numeriskt fält - Enbart tal kan anges, både heltal och decimaltal.
- Objektval - Val av underliggande objekt relativt det objekt som checklistan avser.
- Signatur - För underskrift i mobil enhet.
- Textfält - Fri text. Kan kombineras med snabbvalsalternativ.
- Underpunkter i lista - Underpunkterna till kontrollpunkten kommer användas som serier. Nya serier skapa precis som för kontrollpunkter i lista.
Till en del kontrollpunktstyper kan även standardvärde anges.
Du kan välja om notering kan anges på varje kontrollpunkt, och en eventuell snabbvalslista till denna. Kontrollpunkten kan också kopplas till ett kommando som triggas via knapptryckning. Kommandot kan användas för funktioner som ska uppdatera checklistan eller utföra andra aktiviteter i Mobigo (eller utanför Mobigo). En kontrollpunkt kan vara skrivskyddad, vilket t ex används om värdet kommer från servern eller om en checklista delvis är automatgenererad och kontrollpunkten därför enbart ska kunna läsas.
Precis som för sektioner kan en kontrollpunkt visas eller döljas beroende på uppfyllda villkor. T ex kan man välja att kontrollpunkten enbart ska visas om man fyllt i en annan kontrollpunkt, eller att kontrollpunkten enbart ska visas om ett fält på objektet innehåller (eller inte innehåller) ett visst värde. Med villkorshanteringen kan man t ex skapa en checklista som guidar användaren igenom ifyllningen, beroende på tidigare val.
Validering liknar villkorshanteringen och ser till att man kan spärra en checklista från att klarmarkeras (eller bara ge en varning) om inte all nödvändig information är ifylld. Tillsammans med funktionaliteten för att tvinga klarmarkering av checklistor (via obligatoriska fält), så kan man säkerställa att uppdrag inte kan klarmarkeras innan checklistor är korrekt ifyllda.
Underpunkter
Underpunkter fungerar precis som kontrollpunkter, med skillnaden att de läggs under en annan kontrollpunkt och enbart visas om man fyllt i ett värde på denna kontrollpunkt. Underpunkter kan också användas som serier om de ligger under en kontrollpunkt av typen Underpunkter i lista.
Övrigt
En checklista kan ha upp till fem kryssrutor som anger en status. Status som saknar benämning visas ej. Dessa kryssrutor används vanligen för att ange allmän status på checklistan, så som: "Godkänd", "Godkänd med anmärkning", "Ej godkänd" osv. Status-sektionen visas inte om alla benämningar tas bort.
Rubrikerna på fälten för datum (när checklistan är ifylld) samt utförare (vem som fyllt i checklistan eller ansvarar för den) kan ändras.
Behörigheter
Checklistor har behörighetsinställning för vem som ska kunna fylla i dem. Utan behörighet kan användarna inte skapa nya checklistor av detta format.
Återrapportera checklistor
Checklistor bifogas som dokument på t ex uppdrag. Checklistor kan med fördel läggas in på uppdragsmallar till avtal för att skapas med automatik enligt serviceavtal.
Varje sektion och serie till kontrollpunkter i listan har en klarmarkerings-kryssruta som låser fälten för redigering. I den mobila klienten kryssas några av dessa i med automatik när man fyllt i nödvändig information (t ex status och vilken kund/objekt som checklistan gäller), medan andra måste kryssas i manuellt. Sektioner och serier kan enbart klarmarkeras om valideringen för alla underliggande kontrollpunkter är ok.
Checklistan har också en total klarmarkering som enbart kan kryssas i om all validering i hela checklistan är ok. Om inte alla sektioner är klarmarkerade så får man en varning när man försöker klarmarkera checklistan.
När det gäller kontrollpunkter i serie (även till objektförteckning och underpunktserie), så kan man ändra ordningen av dessa både i Desktop och mobil klient.
Precis som med uppdrag sparas och uppdateras checklistan löpande i den mobila klienten. Detta gör att flera användare kan vara inne och redigera i samma checklista samtidigt. Så länge de inte ändrar på samma kontrollpunkter samtidigt så kommer ändringarna slås samman, skickas ut och uppdateras live i de mobila enheterna. Skulle flera användare uppdatera en kontrollpunkt samtidigt så är det den som gjorde ändringen senast som "vinner".