Med Visma Lön-kopplingen kan du från Mobigo exportera ut en tidsredovisningsfil (.TLU-fil) baserad på registrerade tider för företagets personal. Filen importerar du sedan i Visma Lön.
1 - Behörigheter
Innan Visma Lön-kopplingen kan användas måste löneadministratörerna få tillgång till Mobigo-rapporten som används för löneexport. Detta görs genom att gå till Mobigos systeminställningar och under Avancerat > Behörigheter välja vem som ska ha tillgång till rapporten Generella\Exportera till Visma Lön.
2 - Anställningsnummer
Du måste ange anställningsnummer för varje användare i Mobigo för att löneexporten ska fungera.
- Lägg upp ett extrafält på användare via Systeminställningar > Systemkonfiguration > Extrafält. Döp t ex fältet till "Anställningsnr".
- Gå igenom användarna under Systeminställningar > Grundregister > Användare och lägg in rätt anställningsnummer för varje användare.
3 - Fullständig tidrapportering eller avvikelserapportering
Du kan styra om varje användare i Mobigo ska tidrapportera alla timmar ("timlön") eller bara avvikelsetid ("månadslön").
- Lägg upp ett extrafält på användare via Systeminställningar > Systemkonfiguration > Extrafält med datatypen Bool (Ja/Nej). Döp t ex fältet till "Timlön".
- Gå igenom användarna via Systeminställningar > Grundregister > Användare och ange rapporteringstyp för varje användare genom att antingen kryssa för det nya fältet eller lämna okryssat.
4 - Tjänstgöringsgrad
Du kan ange normal tjänstgöringsgrad (%) för varje användare.
- Lägg upp ett extrafält på användare via Systeminställningar > Systemkonfiguration > Extrafält. Döp t ex fältet till "Tjg-grad (%)".
- Gå igenom användarna via Systeminställningar > Grundregister > Användare och lägg in rätt tjänstgöringsgrad för varje användare.
5 - Resultatenhet
Du kan ange vilken resultatenhet som varje användare är kopplad till.
- Lägg upp ett extrafält på användare via Systeminställningar > Systemkonfiguration > Extrafält. Döp t ex fältet till "Resultatenhet".
- Gå igenom användarna via Systeminställningar > Grundregister > Användare och lägg in rätt resultatenhet för varje användare.
6 - Fält för flaggning av exporterade tider
För att inte redan exporterade tider ska exporteras till lönesystemet vid efterföljande export, samt förhindra redigering av tider som är exporterade, så använder man sig av en attest på dessa.
- Gå in under Systeminställningar > Systemkonfiguration > Attestering > Tider. Använd en av de två attesterna och ändra dess benämning, t ex till "Exporterad till lön". Bocka för Förhindra redigering av tid med attest.
7 - Tidtyper
Du måste ange vilka tidtyper i Mobigo som ska exporteras till Visma Lön och vilken tidkod dessa ska kopplas till i Visma Lön för att löneexporten ska fungera.
- Lägg upp ett fritt fält på tidtyper via Systeminställningar > Konfiguration > Fria fält. Döp t ex fältet till "Lönetid". Fältet ska vara av typen listval, med alternativ Ja (och eventuellt Nej).
- Lägg upp ett fritt fält på tidtyper via Systeminställningar > Konfiguration > Fria fält. Döp t ex fältet till "Tidkod".
- Gå igenom tidtyperna via Systeminställningar > Grundregister > Tidyper och välj i det nya fältet "Lönetid" alternativet Ja för de tidtyper som ska exporteras till Visma Lön. I fältet "Tidkod" anger du Visma löns tidkod som ska användas.
8 - Rapportinställningar
För att använda gjorda inställningar vid exporten måste du nu ändra i rapportinställningarna för rapporten Exportera till Visma Lön:
- Gå till Dashboard-modulen.
- Välj Skriv ut på kommandoraden.
- Välj rapporten Exportera till Visma Lön i listan med mallar.
- Klicka på knappen Rapportinställningar... under val av mall i utskriftsfönstret.
Tidredovisningsfiler för Visma Lön - Ange sökvägen där exportfilen ska skapas (den katalog där Visma Lön importerar lönefiler).
Tider - Välj fältet "Exporterad till lön" under Tider> Har exporterats till Visma Lön.
- Om du använder projekt kan du välja fält för projektnr som ska exporteras till Visma Lön.
- Ange om ej tidigare exporterade tider med datum innan rapportens datumintervall ska inkluderas i exporten. Detta kan vara användbart om användarna har rättighet att rapportera justeringar i efterhand (t ex om de glömt registrera körersättningar etc).
OBS! Detta kan bli problem om du börjar använda kopplingen lång tid efter att du började använda Mobigo – då den tar med alla gamla tider.
Användare
Notera dock att exporten aldrig tar med tider som attesterats som Exporterade till lön (se Fält för flaggning av exporterade tider ovan). - Välj fältet "Anställningsnr" under Användare > Anställningsnummer.
- Välj fältet "Timlön" under Användare > Timlön (ja/nej).
- Välj fältet "Tjg-grad (%)" under Användare > Tjänstgöringsgrad.
- Om du vill använda resultatenheter så välj fältet "Resultatenhet" under Användare > Resultatenhet.
- Välj om passiva användare ska inkluderas i löneexporten under Användare > Exportera passiva användare.
- Välj om normal arbetstid per dag ska exporteras under Användare > Export av normal arbetstid per dag. OBS! Normalt exporteras inte normalt antal arbetstimmar per dag. Anledningen är att detta i så fall måste stämma med antalet timmar enligt schema i Visma Lön, vilket lätt kan bli fel med deltidsarbetande, helgdagar etc (och därmed stoppar inläsningen i lönesystemet). Om du trots allt vill exportera detta från Mobigo, så kryssar du för denna.
Tidtyper - Välj fältet "Lönetid" under Tidtyper > Exportera till Visma Lön (ja/nej).
- Välj fältet "Tidkod" under Tidtyper > Tidkod.
- Om användare gör fullständig tidrapportering (dvs inte bara avvikelserapportering) så måste vilka tidkoder som motsvarar normal arbetstid anges. Detta görs genom att kryssa för tidtyperna i listan.