För att komma igång med Mobigo behöver systemet konfigureras efter bransch och behov. Nedan följer ett förslag på steg att gå igenom för att skapa en grundkonfiguration med vanligaste inställningarna. De flesta av dessa görs via systeminställningarna i Mobigo Desktop.
- Företagsuppgifter
Under företagsuppgifter anges företagsnamn, kontaktuppgifter och sökväg till logotyp. Uppgifterna används t ex på rapporter. - Användare
Öppna användaren "Administratör" och ändra lösenord. Denna användare har full behörighet till Mobigo och ska enbart användas av systemadministratören. Du kan byta namn på användaren om du inte vill använda namnet "Administratör".
Lägg upp de användare som ska jobba i Mobigo (såväl i Desktop som den mobila klienten). Användare som inte själv ska kunna logga in i Mobigo men finns som resurser att dela ut uppdrag till (och kanske kunna skriva ut rapporter till), lägger du som s k Passiva användare. Detta är lämpligt för vikarier, underentreprenörer etc. Tänk på att du måste ange lösenord på användarna om de ska kunna logga in via någon mobil klient. Arbetsgrupp behöver du inte ange nu, utan detta lägger du till i ett senare skede. Däremot kan det vara lämpligt att välja behörighetsprofil. Du kan skapa och ändra inställningarna för behörighetsprofilerna även i ett senare skede. - Kundregister
Kundregistret kopplas i normala fall mot ett befintligt affärssystem för att slippa skriva in alla uppgifter på nytt. Som standard följer det med en textfilskoppling som låter dig importera kunder från textfiler. Till många affärssystem finns det färdiga kopplingar som gör det enkelt att läsa in och som även ger möjlighet till dubbelriktat informationsutbyte (kunder kan ändras både i Mobigo och affärssystemet). Ett annat alternativ är att lägga upp alla kunder helt manuellt i Mobigo. Tänk på att fältet Kategori styr vilka kunder som respektive arbetsgrupp så småningom ska ha behörighet att se/ändra/skapa/ta bort (se nedan). - Artikelregister och prislistor
Artikelregistret och prislistor kopplas i normala fall mot ett befintligt affärssystem för att slippa skriva in alla uppgifter flera gånger. Som standard följer det med en textfilskoppling som låter dig importera artiklar och priser från textfiler. Ett annat alternativ är att lägga in artiklarna helt manuellt i Mobigo. Tänk på att fältet Kategori styr vilka artiklar som respektive arbetsgrupp så småningom ska ha behörighet att se/ändra/skapa/ta bort (se nedan). I de flesta fall ska du börja med att lägga upp vilka prislistor som ska användas i Mobigo. Om du skapar artiklar manuellt kan du ange priser på detaljkortet för varje artiklel. - Objektregister
Objektregistret i Mobigo används för att lägga upp och hantera anläggningar, fastigheter, maskiner, utrustning, komponenter, detaljer, serviceobjekt, aggregat, system, lokaler, inventarier adresser etc. Beroende på bransch finns rekommenderade namn och upplägg på objektnivåerna, men det är fritt att ange efter egna önskemål. Även objektregistret kan kopplas till andra system och importeras till Mobigo. Som standard finns en textfilskoppling som låter dig importera objektregistret från textfiler. Läs mer om objektregistret. - Tidtyper
Lägg in tidtyper som ska användas för att registrera den tid som ska faktureras till uppdrag och projekt. Om Mobigo ska användas för att tidrapportera och registrera löneunderlag så kan tidtyper läggas upp för detta också (t ex sjukfrånvaro, VAB, semester, interntid etc). Tidtyper kan ha andra enheter än timmar, såsom st, km etc. Om Mobigo ska kopplas till lönesystem konfigureras fria fält för vilka lönearter tidtyperna ska kopplas mot i lönesystemet. - Resurser
Lägg upp ett register med olika typer av resurser som du vill hålla koll på och rapportera tid eller förbrukning för. Vanligaste faller är att använda detta till fordon, verktyg och redskap. Till resurserna kan en körjournal fyllas i. - Prioriteter
Lägg in de prioritetsnivåer som ska användas på uppdrag och att-göra-poster. Prioriteterna visar posterna i olika färger i listor. Det är viktigt att göra detta direkt eftersom förändring av ordningen på prioriteterna påverkar redan befintliga uppdrag och att-göra-poster. - Attester
Attester kan användas för att förhindra att uppdrag, tider och material redigeras eller exporteras innan de är kontrollerade. Lägg in de attester som behövs. Vanligast är att använda Attest1 på uppdrag för att ange att uppdraget är kontrollerat av en arbetsledare och förhindra att uppdraget faktureras innan det har attesterats. Ska Mobigo användas för tidrapportering så kan Attest1 på tider användas för att ange att tiden är kontrollerad och godkänd för utskrift eller export till lönesystem. Behörigheter för vem som har rätt att attestera justeras i ett senare skede (se nedan). - Fria fält
Med s k fria fält till olika register i Mobigo (uppdrag, kunder, artiklar, objekt, tidtyper m m) kan du lägga upp egna fält som du behöver i din verksamhet. Fälten döps och ställs in om de är enbart är listval eller fri text. Ganska omgående bör de fria fälten för uppdrag och åtgärd ställas in. Om inget behov finns, så bör de slås av och istället läggas till när verkligt behov föreligger. Ett rent system utan massa fält som inte används är enklare att komma igång med. Just på uppdrag/åtgärd är det vanligt att man använder de fria fälten för att ange uppdragstyp, kundens referensnr, om uppdraget kräver återbesök, om uppdraget är garanti/avtal/fastpris/ingår i avtal, om bekräftelse ska skickas till kund etc. - Extrafält
Behövs ytterligare information utöver de fria fälten på uppdrag, kunder, objekt etc kan ytterligare fält läggas upp som s k extrafält. Dessa fält hamnar på en ny flik (Fler uppgifter) på varje detaljkort. Det är möjligt att ha ett obegränsat antal extrafält för varje register, och dessa kan, till skillnad från fria fält, anges med datatyp och format, ha tillhörande aktionsknappar osv. Men precis som med fria fält, så rekommenderas att vara sparsam med dessa under driftstart och grundkonfiguration. Ju fler fält som läggs upp, desto komplexare upplevs systemet. Börja försiktigt och utöka med fält efterhand som ett konkret behov uppstår istället. - Snabbvalslistor
Snabbvalslistor kan användas för att förenkla och snabba upp inmatningen av data (t ex fria fält på uppdrag/åtgärd/kunder/objekt, enheter, kategorier på kunder/objekt mm mm). Genom att använda snabbvalslistor blir dessutom kvalitén på data bättre genom att inmatade texter är enhetliga. - Obligatoriska fält
Med obligatoriska fält förhindrar man att uppdrag klarmarkeras innan nödvändig information är ifylld. - Avrundning
I systeminställningarna kan du ange hur tider och tidpunkter ska avrundas. - Formattering och visningsformat
Med format anges visningsformat för tider, pris och hur kund- och objekt visas i uppdragslistan m m. Du kan också välja vilken valuta som ska användas. Formatinställningarna ändrar inte hur saker lagras i databasen, utan enbart hur det visas i Mobigo. - Nummerserier
Du kan välja prefix och löpnummerserier som ska användas när nya poster skapas, t ex för uppdrag, kunder, artiklar, objekt etc. Uppdragsnummer kan dessutom låsas så att det inte kan ändras manuellt, utan nummer alltid hämtas från löpnummerserien. Om Mobigo är kopplat till andra system (t ex ett affärssystem) bör nummerserierna ställas in så att det funkar ihop med det andra systemet och inte "krockar". - Behörigheter
Skapa behörighetsprofiler som ska användas av användare som loggar in i Mobigo (både i Desktop och den mobila klienten). För varje behörighetsprofil bestäms vilka register de ska ha tillgång till och vilka funktioner de ska ha rättigheter till. För register kan anges både om de ska kunna läsa, ändra, skapa och ta bort poster. I kombination med arbetsgrupper kan man se till att vissa behörighetsprofiler t ex inte ska kunna se kunder och objekt som tillhör andra arbetsgrupper. Detta kan vara lämpligt om man har flera olika verksamheter/avdelningar i samma företag och vill begränsa mängden information för varje avdelning/verksamhetsområde. Här bestäms också vilka flikar i Desktop och Mobile som ska vara synliga, samt vilka rapporter, tidtyper, urvalsfrågor m m som ska vara tillgänglig för varje behörighetsprofil.
När behörighetsprofiler är skapade välj en behörighetsprofil för varje användare.
För att göra det enkelt vid driftstart av Mobigo, så rekommenderas att till en början enbart jobba med behörighetsprofiler och inte dela in användarna i arbetsgrupper.
- Arbetsgrupper
Arbetsgrupper används för att kunna begränsa vilka kunder, artiklar, objekt och uppdrag som användare ska ha tillgång till. Detta kan vara för att användarna tillhör olika avdelningar, kontor, teknikslag etc. Här bestäms också vilka kategorier av kunder, artiklar och objekt som ingår i respektive arbetsgrupp. Ett uppdrag som fått en utförare som ingår i en arbetsgrupp "tillhör" med automatik den arbetsgruppen. När arbetsgrupperna är skapade väljer man en arbetsgrupp för varje användare.
Vi rekommenderar att avvakta med arbetsgruppshanteringen tills att man kommit igång med Mobigo ordentligt. - Helgdagar
Ange vilken typ av helgdagar som ska användas. Helgdagarna visas i kalendern och används av arbetstidsscheman (se nedan). - Arbetstidsschema
Används Mobigo för tidrapportering kan man lägga upp arbetsscheman som därefter väljs in på användarna. I arbetstidsscheman anges arbetstiden och hur användarna jobbar inklusive vad som räknas som ledighet. Arbetstidsscheman tar hänsyn till valda helgdagar men kan också ställas in för att göra undantag. Arbetstidsscheman fungerar som en hjälp i att säkerställa att rätt tid rapporterats vid utskrift och export till lönesystem. - Signera uppdrag
Ange om kunderna ska signera klara uppdrag i den mobila klienten. - Mobila användare
Ange vilka användare som får logga in och använda den mobila klienten.
- Mobila klienter
En mobil klient motsvarar en mobil enhet som är kopplad till Mobigo. Skapa en mobil klient för de enheter (mobiltelefon/surfplatta) som varje mobil användare ska använda. En ny mobil klient får ett s k token som anges ihop med signatur och lösenord första gången enheten ansluts till Mobigo (eller vid ominstallation). Därefter behövs enbart lösenordet. - Checklistformat
Om ditt företag har protokoll som ska kunna fyllas i och bifogas med uppdrag, så kan du skapa egna checklistformat. Det finns också färdiga checklistformat som installeras med automatik via branschpaket. Läs mer om checklistor.
Grattis! Om du har installerat Mobigo och följt ovanstående steg så är du på god väg, och kan nu börja använda systemet. Men detta är bara början, och det finns så mycket mer att upptäcka och konfigurera. Vi rekommenderar dock att du startar lite försiktigt och lär känna Mobigo innan du börjar koppla på mer avancerade funktioner. Därefter kan du söka i hjälpen för att utforska möjligheter och lära dig om alla nya funktioner.