Hantera Avtal

Här under hittar du information angående hur man hanterar avtal och dess olika flikar.

Info

  • Avtalsnr
    Beroende på hur systemet är konfigurerat, tilldelas avtalet per automatik ett avtalsnr enligt en löpande nummerserie. Du kan ange avtalsnr manuellt om du inte vill använda det löpande numret. Avtalsnr måste vara unikt, det kan inte finnas flera avtal med samma nummer.
  • Status
    Ett nytt avtal får automatiskt status Aktivt. I scrollistan kan du ändra status till Inaktivt eller Arkiverat.
  • Startdatum
    Systemet föreslår dagens datum som startdatum. Du kan ändra startdatum genom att skriva ett annat datum i fältet, alternativt att klicka på pilen vid scrollistan och välja ett datum i kalendern som visas.
  • Slutdatum
    Beroende på hur systemet är konfigurerat, sätts ett slutdatum på avtalet automatiskt. Du kan ändra slutdatum genom att skriva ett annat datum i fältet, alternativt att klicka på pilen vid scrollistan och välja ett datum i kalendern som visas.
  • Fritt fält 1-4
    Benämning och användningen på dessa fält beror på hur systemet är konfigurerat. Det kan finnas upp till fyra s.k. fria fält på denna flik.
  • Kundnr.
    Du väljer vilken kund avtalet gäller genom att: 1. skriva in kundnr i Kundnr-fältet och flytta markören till nästa fält. 2. klicka på välj-knappen och söka en kund i det nya fönster som visas. Du kan skriva in ett kundnamn manuellt i Kund-fältet om t.ex. kunden saknas i kundregistret och du inte önskar lägga upp ny kund. Kundnr-fältet töms då för att indikera att kunden inte är kopplad till kundregistret.
  • Beställare
    I listan väljer du beställare bland kundens kontaktpersoner. Du kan skriva in ett namn fritt i fältet om personen saknas i listan.
  • Kontakt
    I listan väljer du kontaktperson bland kundens kontaktpersoner. För att skapaDu kan skriva in ett namn fritt i fältet om personen saknas i listan.
  • Prislista
    Prislista för avtalet sätts automatiskt om den valda kunden är kopplad till en prislista, men du har också möjlighet att fritt välja vilken prislista som avtalet ska använda sig av.
  • Objekt
    Du väljer vilket objekt avtalet gäller genom att klicka på välj-knappen till höger om respektive fält. Du kan börja med att välja objekt på högsta nivån först, därefter fortsätta med nästa nivå osv. Alternativt kan du välja objekt på valfri nivå direkt, varvid de överliggande nivåerna (inklusive kund) sätts automatiskt.

Notering

I fältet Notering kan du ange en längre noteringstext som tillhör avtalet. Klicka på OK för att spara.

Uppdragsmallar

Under Uppdragsmallar-fliken visas de mallar som är kopplade till avtalet i en lista. Listan visar information om hur ofta uppdragen ska utföras (frekvens), vad uppdraget avser samt vilket objekt uppdraget är kopplat till.
  • Skapa ny uppdragsmall
    Gå till Avtalsfliken. Dubbelklicka på det avtal du vill skapa uppdragsmall till. Fönstret Avtal visas. Välj fliken Uppdragsmallar. Klicka på Ny. Fönstret Uppdragsmall visas. Fyll i relevanta uppgifter. Klicka OK när du är klar. Nu ser du i fönstret Avtal att uppdragsmallen lagts i en lista under fliken Uppdragsmallar.
  • Öppna uppdragsmall
    Dubbelklicka på den uppdragsmall i listan som du vill öppna.
  • Kopiera uppdragsmall
    Om man behöver generera mer än en uppdragsmall till samma kund, är det smidigt att använda funktionen kopiera uppdragsmall. Genom att kopiera en uppdragsmall, kan du utgå ifrån redan inlagda uppgifter, ändra på några få uppgifter om tex. vilket objekt uppdragen ska utföras på och sedan spara. Klicka på den uppdragsmall som du vill kopiera. Klicka på Kopiera. Fönstret Uppdragsmall visas. Ändra de önskade uppgifter. Klicka på OK. Den nya uppdragsmallen lägger sig längst ner i listan.
  • Redigera uppdragsmall
    Man kan ändra uppgifterna i en uppdragsmall följande sätt: 1. Markera en uppdragsmall i listan. Klicka på Ändra. 2. Dubbelklicka på en uppdragsmall i listan.
  • Ta bort uppdragsmall
    Markera en uppdragsmall i listan. Klicka på Ta bort.
  • Generera uppdragsmall
    Om du vill att systemet ska generera uppdrag utifrån uppdragsmallar, kan du göra på flera sätt:
    • Generera uppdrag när du går till avtalsfliken:
      När denna inställning är gjord kommer programmet, varje gång du går till Avtalsfliken, att kontrollera om det finns några uppdrag att generera. Kontrollen sker i alla uppdragsmallar som är skapade i alla avtal.
      1. Gå till Inställningar > Systeminställningar > Avancerat > Avtalshantering.
      2. Under Automatik, bocka i rutan Generera uppdrag från uppdragsmallar vid navigering till Avtalsfliken.

    • Generera uppdrag utifrån specifika avtal:
      1. Gå till fliken Avtal. Markera det/de avtal vars uppdragsmallar du vill generera uppdrag ifrån.
      2. Välj menyalternativet Arkiv > Generera uppdrag från uppdragsmallar.
      3. Fönstret Generera uppdrag från uppdragsmallar visas. Om du vill ändra datumet för hur långt fram i tiden uppdragen skall genereras, klicka på den nedåtriktade pilen till höger om listan och välj datum i kalendern som kommer fram. Klicka OK.

Uppdrag

Här under listas de uppdrag som är kopplade till det aktuella avtalet.

Fler uppgifter

På fliken Fler uppgifter finns egna fält (s.k. extrafält). Du kan välja vilken kategori av fält du vill se. Om du väljer alternativet (Alla) så visas samtliga fält. Om alla fält inte får plats i fönstret samtidigt så visas en rulllista till höger så att du kan scrolla genom listan med fält.

Dokument

På fliken Dokument visas dokument som bifogats med respektive post. Är postraden grönfärgad innebär det att dokumentet är utcheckat till din egen handdator. Är den rödfärgad så är dokumentet utcheckat till någon annan användares handdator. Bifogade dokument kan t.ex. vara länkar till Pdf-dokument, Word-dokument, bilder, ritningar etc. Vissa tilläggsmoduler (t.ex. Kyl-modulen och Checklist-modulen) lagrar ifyllda formulär som bifogade dokument.
  • Dokumentlistan
    I hjälpavsnittet Lista kan du läsa om hur du väljer vilka kolumner du vill visa i listan, kolumnordning, storlek, sortering, markering av poster etc.
  • Förhandsgranskning
    Om du kryssar i rutan Visa förhandsgranskning visas en förhandsgranskning av det markerade dokumentet i Förhandsgranskningsrutan. Observera att det inte är alla typer av dokument som kan förhandsgranskas.
  • Skapa nytt dokument
    Klicka på Nytt...' Välj vilken typ av dokument du vill skapa.
  • Öppna/redigera dokument
    Markera dokumentet i listan. Klicka på Öppna.
  • Skriv ut
    Markera dokumentet i listan. Klicka på Skriv ut.
  • Arkivera
    Markera dokumentet i listan. Klicka på Arkivera. I hjälpavsnittet Arkivera dokument kan du läsa mer om arkivering av dokument.
  • Ångra arkivering
    Markera dokumentet i listan. Klicka höger musknapp. Välj Ångra arkivering i menyn som visas. I hjälpavsnittet Arkivera dokument kan du läsa mer om arkivering av dokument.
  • Checka ut
    Markera dokumentet i listan. Klicka höger musknapp. Välj Checka ut i menyn som visas. I hjälpavsnittet Utcheckning av dokument kan du läsa mer om utcheckning av dokument.
  • Checka in
    Markera ett utcheckat dokumentet i listan. Klicka höger musknapp. Välj Checka in i menyn som visas. I hjälpavsnittet Utcheckning av dokument kan du läsa mer om utcheckning av dokument.
  • Ångra utcheckning
    Markera ett utcheckat dokumentet i listan. Klicka höger musknapp. Välj Ångra utcheckning i menyn som visas. I hjälpavsnittet Utcheckning av dokument kan du läsa mer om utcheckning av dokument.
  • Ta bort
    Markera dokumentet i listan. Klicka på Ta bort.
  • Byt namn
    Markera dokumentet i listan. Klicka på Byt namn. OBS! Om du har markerat ett dokument av typen Länk så visas knappen Redigera länk istället för Byt namn.
  • Redigera länk
    Markera dokumentet i listan. Klicka på Redigera länk. OBS! Knappen Redigera länk visas endast om ett dokument av typen Länk är markerat.

Att göra

  • Skapa ny att göra
    Att göra kan man skapa på flera platser i systemet. Man kan skapa Att göra på Uppdrags-, Kund-, Objekt-, Artikel- eller Avtalskortet under fliken Att göra. Om du t.ex. är inne i ett kundkort och skapar en ny Att göra, kommer den att kopplas till den specifika kunden. Man kan också skapa Att göra i Kalendern där de lägger sig i en lista utan att vara kopplad till något. Klicka på Ny. Fönstret Att göra visas.
    • Beskrivning
      Skriv en passande beskrivning.
    • Gäller
      Detta fältet fylls i automatiskt beroende på vilken Kund etc. du är inne på. Om du är inne i Kalendervyn, kommer fältet däremot att vara tomt, eftersom det inte kopplas till något.
    • Utförs av
      Välj den person det gäller.
    • Påbörjas/Måste vara klart
      Systemet föreslår dagens datum. Sätt ett kryss i rutan om du väljer det. Om du vill välja ett annat datum klickar du på pilen till höger. Då visas en kalender där du kan klicka på önskat datum. När du har valt datum kommer klocksymbolen till höger om scrollistan att bli gul. Klicka på den om du vill få en påminnelse. Fönstret Påminnelse visas. Välj i scrollistan hur många dagar i förväg du vill ha en påminnelse.
    • Prioritet
      Välj i scrollistan en lämplig prioriteringssnivå.
    • Notering
      I detta fält skriver du vad som ska göras.
    Klicka OK för att spara.

Historik

I historik-fliken på ett avtal kan du välja att se information som är kopplad till det specifika avtalet. Den information som sparas här är Att göra och Historikposter. De presenteras i en lista. Här har du möjlighet att göra olika typer av filtreringar och sökningar för att ta fram den information du vill se. Tips: Om du inte ser några poster i listan, börja med att klicka på knappen Återställ filter som finns längst till höger i filterraden. Eventuella filteringsval tas bort och alla poster visas.
  • Urval
    Beroende på hur systemet är konfigurerat, väljer du ett alternativ i scrollistan, t.ex. Alla historikposter. Om du väljer ett urvalsalternativ så kommer listan enbart att visa de poster som uppfyller respektive urvalskriterium. Välj Alla historikposter om du inte vill använda något urval. För att få hjälp med att skapa olika urval, ta kontakt med din kontaktperson på Erisma.
  • Filter
    Under scrollistan med Urval, finns en rad med knappar som erbjuder ytterligare filtreringsmöjligheter. Klicka i knapparna för att visa eller dölja historikposter.
  • Visa
    I scrollistan kan du välja att presentera historik olika antal dagar tillbaka i tiden. Om du inte vill begränsa hur stort tidsspann du vill se, välj Alla.
  • Snabbfilter
    Under listan med historikposter finns ett snabbfilter där du kan skriva in ord eller delar av ord som du vill söka efter i alla fält på posterna. Filtret gäller inom det tidsspann som är valt.
  • Öppna
    1. Markera den historikpost du vill öppna. Klicka på Öppna.
    2. Dubbelklicka på historikposten.
  • Ny
    Du kan skapa en egen post i listan genom att klicka på Ny. Fönstret Historik visas. Datum Systemet föreslår dagens datum. Klicka på scrollistans pil om du vill välja ett annat datum. Användare Välj i scrollistan vem det gäller. Text Fritt textfält. Klocka OK när du fyllt i alla uppgifter. Posten läggs i listan.
  • Ta bort
    Markera den historikpost du vill ta bort. Klicka på Ta bort.
    Info
    Historiklistan visar det kombinerade resultatet av samtliga filter och urval. Om du valt ett urvalsalternativ, filtrerat på ett tidsintervall och skrivit in ord i snabbfiltret så visas endast de poster som uppfyller samtliga kriterier.