Visma Admin Modulen

Export av uppdrag

    Gå till huvudfliken uppdrag i Mobigo Desktop, markera valfritt uppdrag och välj menyalternativet Arkiv > Exportera. I fönstret som visas, markera SPCS Admin och tryck på knappen inställningar.

  1. På fliken Allmänt kan du först välja om du vill exportera uppdraget till order eller faktura i Visma Administration. Därefter anger du om du vill få en återkoppling av vilket ordernr respektive vilket fakturanr som posten fick i Visma. Du väljer med hjälp av sk taggar i vilket fält på uppdraget som numret ska sparas.
  2. I rutan för Export av tider väljer du om tider ska exporteras till Visma. Notera att om du bockat för detta, så är det ändå bara tider som är angivna som Faktureras som kommer skickas över. Genom att bocka för Hämta pris från artikel i SPCS Admin så kommer priset att sättas på tidraden efter prislista och rabatthanteringen i Visma. Därigenom kan du dra nytta av mer avancerad prishantering i Visma. Notera att du på tidtyperna i Mobigo måste välja att koppla tidtyperna till artiklar.
  3. I rutan för Export av material väljer du om materialraderna ska exporteras till Visma. Notera att om du bockat för detta, så är det ändå bara material som är angivna som Faktureras som kommer skickas över. Genom att bocka för Hämta pris från artikel i SPCS Admin så kommer priset att sättas på materialraden efter prislista och rabatthanteringen i Visma. Därigenom kan du dra nytta av mer avancerad prishantering i Visma.
  4. Genom att bocka för Skapa artiklar i SPCS kommer artiklar som använts på uppdraget att skapas i Visma om de inte redan finns. Det är dock bara själva artikeln med grunddata som skapas (alla priser för olika prislistor som kan ligga i Mobigo överförs t ex ej). Denna funktion är användbar t ex om man väljer att läsa in leverantörers artikelregister med hundratusentals artiklar i Mobigo. Mobigo är designat för att hantera stora datamängder och därmed slipper man att läsa in mängder med artiklar om man aldrig använder i Visma Administration.
  5. På fliken Huvud kopplar du vilka fält på uppdraget i Mobigo som ska kopplas mot fält i Visma Administration.
    Fälten i Mobigo väljer du i form av sk Taggar. Notera att fälten även är skrivbara, vilket gör att du faktiskt kan skriva in fasta värden som ska in eller anropa script som ska köras för att ta fram den information som ska in i fältet i Visma Administration (Exempel på hur det kan se ut är: ”<% =GetConvertedData(’’) %>”). Notera att detta är avancerad funktionalitet som kräver hjälp från konsulter. I valet över fält i Visma Administration, så finns vissa fält som enbart kan användas för faktura och andra bara vid order. Fält som kan användas oavsett hur du ska exporteras visas med prefix O/F. Om du länkat ett fält som inte kan användas, så kommer du få felmeddelande när du exporterar ett uppdrag.
  6. På fliken Texter kan du lägga upp ett format på hur textrader ska skapas ovanför och/eller under tid och materialraderna. Formatet skapar du genom en kombination av fri text och infoga taggar med fält från Mobigo (ersätts med värden från uppdraget vid exporten). Genom att omsluta en tagg med klammer {}, så kommer den aktuella raden inte tas med om taggen saknar värde vid exporten. Vid längre texter så görs automatiskt radbryt. På fliken Tider kopplar du fält från tidraderna på uppdraget till fält på order/fakturaraderna i Visma Administration.
    Fälten i Mobigo väljer du i form av sk Taggar. Notera att fälten även är skrivbara, vilket gör att du faktiskt kan skriva in fasta värden som ska in eller anropa script som ska köras för att ta fram den information som ska in i fältet i Visma Administration (Exempel på hur det kan se ut är: ”<% =FormatDateTime("", 2) %>”). Notera att detta är avancerad funktionalitet som kräver hjälp från konsulter. I valet över fält i Visma Administration, så finns vissa fält som enbart kan användas för faktura och andra bara vid order. Fält som kan användas oavsett hur du ska exporteras visas med prefix O/F. Om du länkat ett fält som inte kan användas, så kommer du få felmeddelande när du exporterar ett uppdrag. Tänk på att välja att koppla InvoiceTime som motsvarar den angivna fakturerabara tiden och inte Time.Time som motsvarar den verkliga rapporterade tiden (denna ska normalt användas för tidrapporteringen och kan alltså skilja sig mot vad som ska faktureras).
  7. På fliken Material kopplar du fält från materialraderna på uppdraget till fält på order/fakturaraderna i Visma Administration.
    Fälten i Mobigo väljer du i form av sk Taggar. Notera att fälten även är skrivbara, vilket gör att du faktiskt kan skriva in fasta värden som ska in eller anropa script som ska köras för att ta fram den information som ska in i fältet i Visma Administration (Exempel på hur det kan se ut är: ”<% =FormatDateTime("", 2) %>”). Notera att detta är avancerad funktionalitet som kräver hjälp från konsulter. I valet över fält i Visma Administration, så finns vissa fält som enbart kan användas för faktura och andra bara vid faktura. Fält som kan användas oavsett hur du ska exporteras visas med prefix O/F. Om du länkat ett fält som inte kan användas, så kommer du få felmeddelande när du exporterar ett uppdrag. Tänk på att välja att koppla Material. InvoiceAmount som motsvarar det angivna fakturerbara antalet och inte Material. Amount som motsvarar mängden verkligt använt material (detta kan alltså skilja sig mot vad som ska faktureras).
  8. På fliken SPCS Admin ställer du in var Visma Administrations databas ligger och vilken företagsdatabas du ska koppla mot. Notera att denna inställning är samma som du hittar när du ställer in kopplingen av kundregister, artikelregister etc.
    Spara inställningarna genom att trycka på Ok.

Export av order

Gå till huvudfliken Order i Mobigo Desktop, markera valfri order och välj menyalternativet Arkiv > Exportera.
I fönstret som visas, markera SPCS Admin och tryck på knappen inställningar.

  1. På fliken Allmänt kan du först välja om du vill exportera ordern till order eller faktura i Visma Administration. Därefter anger du om du vill få en återkoppling av vilket ordernr respektive vilket fakturanr som posten fick i Visma. Du väljer med hjälp av sk taggar i vilket fält på ordern som numret ska sparas.
  2. I rutan för Export av orderrader väljer du om orderraderna ska exporteras till Visma. Genom att bocka för Hämta pris från artikel i SPCS Admin så kommer priset att sättas på orderraden efter prislista och rabatthanteringen i Visma. Därigenom kan du dra nytta av mer avancerad prishantering i Visma. Genom att bock för Skapa artiklar i SPCS kommer artiklar som använts på ordern att skapas i Visma om de inte redan finns. Det är dock bara själva artikeln med grunddata som skapas (alla priser för olika prislistor som kan ligga i Mobigo överförs t ex ej).
    Denna funktion är användbar t ex om man väljer att läsa in leverantörers artikelregister med hundratusentals artiklar i Mobigo. Mobigo är designat för att hantera stora datamängder och därmed slipper man att läsa in mängder med artiklar om man aldrig använder i Visma Administration.
    På fliken huvud kopplar du vilka fält på ordern i Mobigo som ska kopplas mot fält i Visma Administration.
    Fälten i Mobigo väljer du i form av sk Taggar. Notera att fälten även är skrivbara, vilket gör att du faktiskt kan skriva in fasta värden som ska in eller anropa script som ska köras för att ta fram den information som ska in i fältet i Visma Administration (Exempel på hur det kan se ut är: ”<% =GetConvertedData(’’) %>”). Notera att detta är avancerad funktionalitet som kräver hjälp från konsulter. I valet över fält i Visma Administration, så finns vissa fält som enbart kan användas för faktura och andra bara vid faktura. Fält som kan användas oavsett hur du ska exporteras visas med prefix O/F. Om du länkat ett fält som inte kan användas, så kommer du få felmeddelande när du exporterar en order.
  3. På fliken Texter kan du lägga upp ett format på hur textrader ska skapas ovanför och/eller under orderraderna. Formatet skapar du genom en kombination av fri text och infoga taggar med fält från Mobigo (ersätts med värden från ordern vid exporten). Genom att omsluta en tagg med klammer {}, så kommer den aktuella raden inte tas med om taggen saknar värde vid exporten. Vid längre texter så görs automatiskt radbryt.
  4. På fliken Orderrader kopplar du fält från orderraderna i Mobigo till fält på order/fakturaraderna i Visma Administration. Fälten i Mobigo väljer du i form av sk Taggar. Notera att fälten även är skrivbara, vilket gör att du faktiskt kan skriva in fasta värden som ska in eller anropa script som ska köras för att ta fram den information som ska in i fältet i Visma Administration (Exempel på hur det kan se ut är: ”<% =FormatDateTime("", 2) %>”). Notera att detta är avancerad funktionalitet som kräver hjälp från konsulter. I valet över fält i Visma Administration, så finns vissa fält som enbart kan användas för faktura och andra bara vid faktura. Fält som kan användas oavsett hur du ska exporteras visas med prefix O/F. Om du länkat ett fält som inte kan användas, så kommer du få felmeddelande när du exporterar en order.
  5. På fliken SPCS Admin ställer du in var Visma Administrations databas ligger och vilken företagsdatabas du ska koppla mot. Notera att denna inställning är samma som du hittar när du ställer in kopplingen av kundregister, artikelregister etc.
    Spara inställningarna genom att trycka på Ok.

Koppling av kundregister

Gå till huvudfliken Kunder i Mobigo Desktop och välj menyalternativet Inställningar > Koppla kundregister. I fönstret som visas, bockar du för Kunder och väljer SPCS Admin i listan. Därefter trycker du på knappen med tre punkter (…).

  1. På fliken Allmänt kan du börja med att välja vilket urval av kunder som ska importeras från Visma till Mobigo. Genom att bock för ”Importera endast kunder från SPCS Admin där fältet”, så kan du därefter välja ett fält i Visma och vad det fältet måste innehålla för att kunden ska importeras till Mobigo.
  2. I rutan Export av kunder till SPCS Admin anger du hur kunder som ändrats i Mobigo ska exporteras till Visma. Genom att bocka för Exportera aldrig, så har du valt att Visma är master för informationen, och fält på kunden som du ändrar i Mobigo kommer alltid skrivas över med värdena i Visma. Vill du ändra på en kund måste du alltså gå in i Visma Administration och justera på.
    Med Fråga om kund ska exporteras kommer du vid exporten få upp ett fönster som visar vilken information som ändrast och låter dig välja/korrigera vad som är rätt. Detta alternativ kan alltså inte användas om man avser att köra uppdateringen med automatik. Alternativt Exportera alltid kunder anger Mobigo som master. Har en ändring på kunden gjort i Mobigo så kommer den informationen alltid skriva över informationen i Visma Administration. Du kan då också ange om kundnr ska hämtas från löpnr-serien i Visma.
    Slutligen har du på denna fliken också möjlighet att göra ett urval av vilka kunder som ska kopplas och exporteras till Visma Administration. Genom att bocka för ”Exportera endast kunder från Mobigo där fältet”, så kan du välja fält i Mobigo ch vad de fält måste innehålla för att exporteras. Denna funktion kan användas t ex för att se till att kunder som enbart är prospects inte exporteras till Visma, kanske mha vilken kategori kunden tillhör etc.
  3. På fliken Fältkopplingar kopplar du vilka fält på kundkortet i Mobigo som ska kopplas mot kunden i Visma Administration. Fälten i Mobigo väljer du i form av sk Taggar. Notera att fälten även är skrivbara, vilket gör att du faktiskt kan skriva in fasta värden som ska in eller anropa script som ska köras för att ta fram den information som ska in i fältet i Visma Administration. Notera att detta är avancerad funktionalitet som kräver hjälp från konsulter.
  4. På fliken SPCS Admin ställer du in var Visma Administrations databas ligger och vilken företagsdatabas du ska koppla mot. Notera att denna inställning är samma som du hittar när du ställer in kopplingen av kundregister, artikelregister etc.
    Spara inställningarna genom att trycka på Ok.

Koppling av artikelregister

Gå till huvudfliken Artiklar i Mobigo Desktop och välj menyalternativet Inställningar > Koppla artikelregister. I fönstret som visas, bockar du för Artiklar och väljer SPCS Admin i listan. Därefter trycker du på knappen med tre punkter (…).

  1. På fliken Allmänt kan du börja med att välja vilket urval av artiklar som ska importeras från Visma till Mobigo. Genom att bock för ”Importera endast artiklar från SPCS Admin där fältet”, så kan du därefter välja ett fält i Visma och vad det fältet måste innehålla för att artikeln ska importeras till Mobigo.
  2. På fliken Fältkopplingar kopplar du vilka fält på artikelkortet i Mobigo som ska kopplas mot artikeln i Visma Administration. Fälten i Mobigo väljer du i form av sk Taggar. Notera att fälten även är skrivbara, vilket gör att du faktiskt kan skriva in fasta värden som ska in eller anropa script som ska köras för att ta fram den information som ska in i fältet i Visma Administration. Notera att detta är avancerad funktionalitet som kräver hjälp från konsulter.
  3. På fliken SPCS Admin ställer du in var Visma Administrations databas ligger och vilken företagsdatabas du ska koppla mot. Notera att denna inställning är samma som du hittar när du ställer in kopplingen av kundregister, artikelregister etc.
    Spara inställningarna genom att trycka på Ok.

Koppling av priser till artiklar

Gå till huvudfliken Artiklar i Mobigo Desktop och välj menyalternativet Inställningar > Koppla artikelregister.
I fönstret som visas, bockar du för Priser och väljer SPCS Admin i listan. Därefter trycker du på knappen med tre punkter (…).
Notera att endast priser läses in till de prislistor som du lagt upp under Systeminställningar > Grundregister > Prislistor. Prislistorna måste ha samma beteckning i Visma Administration som Prislistonr i Mobigo.

  1. På fliken Fältkopplingar kopplar du vilka fält på i Mobigo som ska kopplas i Visma Administration. Just för priser finns inte mycket inställningar som du kan göra, utan du bör i normalfallet köra med standardinställningarna.
  2. På fliken SPCS Admin ställer du in var Visma Administrations databas ligger och vilken företagsdatabas du ska koppla mot. Notera att denna inställning är samma som du hittar när du ställer in kopplingen av kundregister, artikelregister etc.
    Spara inställningarna genom att trycka på Ok.

Koppling av leverantörsregister

Gå till huvudfliken Leverantörer i Mobigo Desktop och välj menyalternativet Inställningar > Koppla leverantörsregister.
I fönstret som visas, bockar du för Leverantörer och väljer SPCS Admin i listan. Därefter trycker du på knappen med tre punkter (…).

  1. På fliken Allmänt kan du börja med att välja vilket urval av leverantörer som ska importeras från Visma till Mobigo. Genom att bock för ”Importera endast leveratörer från SPCS Admin där fältet”, så kan du därefter välja ett fält i Visma och vad det fältet måste innehålla för att leverantören ska importeras till Mobigo.
  2. På fliken Fältkopplingar kopplar du vilka fält på leverantörskortet i Mobigo som ska kopplas mot leverantören i Visma Administration. Fälten i Mobigo väljer du i form av sk Taggar. Notera att fälten även är skrivbara, vilket gör att du faktiskt kan skriva in fasta värden som ska in eller anropa script som ska köras för att ta fram den information som ska in i fältet i Visma Administration. Notera att detta är avancerad funktionalitet som kräver hjälp från konsulter.
  3. På fliken SPCS Admin ställer du in var Visma Administrations databas ligger och vilken företagsdatabas du ska koppla mot. Notera att denna inställning är samma som du hittar när du ställer in kopplingen av kundregister, artikelregister etc.
    Spara inställningarna genom att trycka på Ok.