Mobigo Tutorial (steg-för-steg)

Info
Nedan följer en Tutorial för hur du konfigurerar Mobigo i Mobigo Desktop. Notera att stegen är exempel som beskriver en normal, enkel konfiguration och att du kan hoppa över de steg som du inte tycker är intressant för dig i dagsläget. Vidare finner du mer detaljerad information om inställningarna till Mobigo här

Logga in

  1. Logga in som Administrator (inget i lösenord)
  2. Företagsuppgifter

  3. Välj Inställningar > Systeminställningar och gå till översta alternativet Företagsuppgifter
  4. Fyll i företagsuppgifterna och välj fil som innehåller logotypen (uppgifterna används t ex i sidhuvud och sidfot på rapporter etc).
    Företagsspecifika inställningar
    Hur du ställer in företagsspecifika inställningar i Mobigo.
  5. Lägg in användare

  6. Gå till Grundregister > Användare.
  7. Öppna användaren Administratör och ändra lösenord. Denna användare har full behörighet i Mobigo och ska enbart användas av systemadministratören.
  8. Lägg till de användare som du vill hantera i Mobigo. Användare som inte själva ska kunna logga in i Mobigo men finns som resurser att dela ut uppdrag till (och kanske kunna skriva ut rapporter till), lägger du som Passiva användare. Detta är lämpligt för vikarier, underentreprenörer etc. Tänk på att du måste ange lösenord på användarna om de ska kunna logga in via någon mobil klient. Arbetsgrupp behöver du inte ange nu, utan detta lägger du till i ett senare skede. Däremot kan det vara lämpligt att välja behörighetsprofil. Du kan skapa och ändra inställningarna för behörighetsprofilerna även i ett senare skede.
  9. Tryck Ok på inställningarna för att hoppa tillbaka till NU-sidan.
    Användarhantering
    Lägg till, ta bort och redigera information för användare i Mobigo.
  10. Import av kundregister (Visma Administration)

  11. Gå till huvudfliken Kunder
  12. Kundregistret kopplar man i normala fall mot sitt affärssystem för att slippa skriva in alla uppgifter igen. Som standard följer det med en textfilskoppling som låter dig importera kunder från textfiler. Till en del affärssystem finns det kopplingar som gör det enkelt att läsa in och som ger möjligheter till sk dubbelriktad koppling (kunder kan ändra både i Mobigo och affärssystemet och uppdateras sin emellan).

    Om du vill läsa in kunder från en textfil kan du läsa vidare här.
    Om du vill läsa in och koppla ditt kundregister med Visma Administration (500/1000/2000) kan du läsa vidare här.

  13. Efter inläsningen av kundregister öppnar du en kund. På kunden kan du se fyra fält ”Fritt fält” som du kan ändra vad de ska användas till. Detta gör du genom att gå in under Inställningar > Systeminställningar > Systemkonfiguration > Fria fält. Genom att ta bort texten på fälten, så visas inte fälten på kundkortet. Efter att ha ändra benämning på fälten ändrar du vilka fält som ska kopplas och läser in kunderna på nytt. Tänk på att fältet Kategori styr vilka kunder som respektive arbetsgrupp så småningom ska ha behörighet att se/ändra/skap/ta bort. Vill du att detta ska styras av vilken typ, område eller något annat, så läser du lämpligen in detta i Kategori-fältet
  14. Har du behov av ytterligare fält kan du lägga till detta under Inställningar > Systeminställningar > Systemkonfiguration > Extrafält. Dessa visas på en egen flik på kundkortet och kan dessutom vara av olika typer (kryssrutor, välj, SQL-frågor etc).
    Fria fält och Extrafält
    Hur du kan lägga till och ändra egna fält i Mobigo.
  15. Import av artikelregister

  16. Gå till huvudfliken Artiklar
  17. Artikelregistret kan precis som kundregistret läsas in antingen från standardfunktionen textfilsinläsning, eller läsas in via affärssystemskopplingarna. Om man inte har sitt artikelregister i affärssystemet, kan man även läsa in artikelregister som man får från sina grossister/leverantörer. Till artikelregistret kan man också läsa in filer med priser för olika prislistor till artiklarna. På så sätt kan man t ex läsa in olika leverantörers prislistor i Mobigo för att därefter kunna jämföra dem.

    Om du vill läsa in artiklar från en textfil kan du läsa vidare här.
    Om du vill läsa in och koppla ditt artikelregister med Visma Administration (500/1000/2000) kan du läsa vidare här.

  18. Efter inläsningen av kundregister öppnar du en artikel. På Artikeln kan du se fyra fält ”Fritt fält” som du kan ändra vad de ska användas till. Detta gör du genom att gå in under Inställningar > Systeminställningar > Systemkonfiguration > Fria fält. Genom att ta bort texten på fälten, så visas inte fälten på artikelkortet. Efter att ha ändra benämning på fälten ändrar du vilka fält som ska kopplas och läser in artiklarna på nytt. Tänk på att fältet Kategori styr vilka artiklar som respektive arbetsgrupp så småningom ska ha behörighet att se/ändra/skapa/ta bort. Vill du att detta ska styras av vilken typ, artikelgrupp eller något annat, så läser du lämpligen in detta i Kategori-fältet
  19. Har du behov av ytterligare fält kan du lägga till detta under Inställningar > Systeminställningar > Systemkonfiguration > Extrafält. Dessa visas på en egen flik på artikelkortet och kan dessutom vara av olika typer (kryssrutor, välj, SQL-frågor etc).
  20. Konfiguration av objektregister

  21. Gå till huvudfliken Objekt.
  22. Objektregistret i Mobigo kan du använda för att lägga upp och hantera dina anläggningar, fastigheter, maskiner, utrustning, komponenter, detaljer, serviceobjekt, aggregat, system, lokaler, inventarier adresser etc, vad du nu vill kalla dem. Beroende på vilken bransch du jobbar inom har vi mer eller mindre rekommenderade namn och upplägg på objektnivåerna. Om du installerat ett branschpaket, sätts ofta upplägget på objektregistret automatiskt. För att göra det manuellt, går du till Inställningar > Systeminställningar > Systemkonfiguration > Objektnivåer.

    Ändra namnen på nivåerna. Genom att ta bort benämningen visar man att man inte vill använda den nivån, och du kommer inte ha möjlighet att se fält för dessa på t ex uppdragen. Ett tips är att försöka använda så få nivåer som möjligt eftersom det underlättar för användarna i fält – två nivåer brukar räcka för de flesta verksamheter. Om man i andra system redan använder fler än 4 nivåer, kan man faktiskt på smarta sätt slå samman flera nivåer till en i Mobigo. Här kommer en lista med vanligt förekommande upplägg:

    Bransch Objektnivå 1 Objektnivå 2 Objektnivå 3
    Kyla Anläggningar Aggregat Komponent
    Ventilation Anläggningar System Komponent
    Fastighet Adress Fastighet  
    Hiss Anläggning Hiss Komponent
    Tele/larm/data Anläggning Sektion Detalj alt Komponent
    Brandskydd Adress Placering
    Energi/nät Adress Utrustning Komponent
    IT Adress Utrustning Komponent
    Maskinservice Adress Maskin Komponent
    Storkök Adress Utrustning Komponent
  23. Gå till Inställningar > Systeminställningar > Avancerat > Behörigheter. Välj SysAdm i behörighetsprofil och se till att du visar Registeråtkomst i Visa rättigheter. Nu kan du bocka för att du ska ha rättigheter att skapa, ändra läsa och ta bort på samtliga objektnivåer.
  24. Gå tillbaka till objektfliken.
  25. I listan till vänster ser du dina kunder. Högerklicka på en kund och välj Skapa ny anläggning (eller vad du nu valt för benämning på översta objektnivån). I fönstret du får upp så ser du att det finns fyra sk Fria fält. Dessa kan du nu gå in och justera under Inställningar > Systeminställningar > Systemkonfiguration > Friafält för respektive objektnivå.
  26. Har du behov av ytterligare fält kan du lägga till detta under Inställningar > Systeminställningar > Systemkonfiguration > Extrafält. Dessa visas på en egen flik på objektkortet och kan dessutom vara av olika typer (kryssrutor, välj, SQL-frågor etc).
  27. Objektregistret kan läsas in från andra system. Med i Mobigo som standard finns en textfilsinläsning.

    Läs mer om hur du läser in objekt från textfiler här.

    Tänk på att fältet Kategori styr vilka objekt som respektive arbetsgrupp så småningom ska ha behörighet att se/ändra/skap/ta bort. Vill du att detta ska styras av vilken typ, område eller något annat, så läser du lämpligen in detta i Kategori-fältet. Notera att om du inte har behörighet till ett objekt på ovanliggande nivå, så ser du såklart inte underliggande objekt även om du har rätt behörighet för detta.

    Objektnivåer
    Om du jobbar med serviceverksamhet kan du med fördel använda Mobigos objektregister. Här ser du hur du konfigurerar dina objektnivåer.
  28. Skapa Tidtyper

  29. Gå till menyalternativet Systeminställningar > Grundregister > Tidtyper.
  30. Här lägger du in de tidtyper som ska användas för att registrera den tid som ska faktureras till uppdrag och projekt. Om du även ska använda Mobigo för att tidrapportera/registrera löneunderlag så lägger du också upp tidtyper för detta (t ex sjukfrånvaro, VAB, semester, interntid etc). Tidtyper kan också ha andra enheter än timmar, såsom st, km etc. Om du vill koppla Mobigo till lönesystemet så kan du till tidtyperna lägga upp fria fält som används för att ange löneart som tidtypen ska kopplas till.
    Tidtyper
    Hur du använder och gör inställningar för tidttyper.
  31. Skapa prioritetsnivåer

  32. Gå till menyalternativet Systeminställningar > Systemkonfiguration > Prioritet
  33. Lägg in de prioritetsnivåer du vill använda på uppdrag och att-göra-poster. Det är viktigt att göra detta direkt eftersom förändring av ordningen på prioriteterna påverkar redan befintliga uppdrag och att-göra-poster. Vill man trots allt ändra detta efter ett tag, så bör man konsultera Erisma Technologies.
  34. Lägg in attester

  35. Gå till menyalternativet Systeminställningar > Systemkonfiguration > Attestering
  36. Lägg in de attester som behövs. Vanligast är att använda Attest1 för att ange att uppdraget är kontrollerat och förhindra att uppdraget exporteras innan det har attesterats. Du kommer konfigurera lite senare vem som har rättigheter att göra attesten.
  37. Fria fält

  38. Gå till menyalternativet Systeminställningar > Systemkonfiguration >Fria fält
  39. Här kan du ändra och lägga upp sk fria fält till olika register i Mobigo (tex uppdrag, kunder, artiklar, objekt, tidtyper etc). Ganska omgående bör du ändra iaf de fria fälten för uppdrag och åtgärd. Om du är osäker på vilka fält som du behöver använda, så slå hellre av dem (dvs ta bort texten) och lägg till fälten när du vet att du verkligen behöver dem.Ett rent system utan massa fält är enklare att komma igång med.

    Just på uppdrag/åtgärd är det vanligt att man använder de fria fälten för att ange teknikslag, uppdragstyp, kundens referensnr, om uppdraget kräver återbesök, om uppdraget är garanti/avtal/fastpris/ingår i avtal, om bekräftelse ska skickas till kund etc. Så fort du ändrat på ett fritt fält, så gå gärna in på en post och se hur det ser ut.

    Fria fält och Extrafält
    Hur du kan lägga till och ändra egna fält i Mobigo.
  40. Extra fält

  41. Gå till menyalternativet Systeminställningar > Systemkonfiguration > Extrafält
  42. Om du på uppdrag, kunder, objekt etc behöver kunna hantera mer information och fält än de fria fälten, så kan du här lägga upp ytterligare fält. Dessa fält hamnar på en ny flik som aktiveras automatiskt när du lagt upp ett fält för ett visst register. Fälten kan dessutom vara väldigt avancerade med olika format, typer (SQL, val av andra poster, VBScript, actionknappar) osv. Men precis som med fria fält, så ska du vara sparsam med dessa under en driftstart och grundkonfiguration. Ju fler fält du lägger upp, desto komplexare upplevs systemet.

    Fria fält och Extrafält
    Hur du kan lägga till och ändra egna fält i Mobigo.
  43. Snabbvalslistor

  44. Gå till menyalternativet Systeminställningar > Grundregister > Snabbvalslistor
  45. Här kan du lägga upp snabbvalsalternativen till olika fält för olika register (t ex fria fält på uppdrag/åtgärd/kunder/objekt, enheter, kategorier på kunder/objekt mm mm). Snabbvalslistorna kan för de flesta fält även redigeras när man högerklicka på kontrollerna i respektive kort (om man har rätt behörighet).

    Snabbvalslistor
    Hur du skapar och ändrar snabbvalslistor i Mobigo.
  46. Obligatoriska fält på uppdrag

  47. Gå till menyalternativet Systeminställningar > Avancerat > Obligatoriska fält
  48. Här väljer du vilken information som måste finnas på ett uppdrag för att kunna klarmarkera det.

    Ändra formatering och visningsformat

  49. Gå till menyalternativet Systeminställningar > Avancerat > Format
  50. Här ändrar du visningsformatet för t ex tid, pris och hur kundinformationen visas i uppdragslistan mm. Här ändrar du också vilken valuta som ska användas. Observera att det inte ändrar hur saker lagras i databasen, utan enbart hur det visas i Mobigo.

    Format
    Ändra formatteringen på pris. tid, och hur de olika registerna skall visas.
  51. Ändra nummerserier

  52. Gå till menyalternativet Systeminställningar > Systemkonfiguration > Nummerserier
  53. Här kan du ändra prefix och löpnummerserier som ska användas när man kapar nya poster, t ex för uppdrag, kunder, artiklar, objekt etc.
    Nummerserier
    Hur du ställer in nummerserier för programmets olika register.
  54. Behörigheter och behörighetsprofiler

  55. Gå till menyalternativet Systeminställningar > Avancerat > Behörigheter
  56. Här lägger du upp de behörighetsprofiler du vill använda dig av. För varje behörighetsprofil bestämmer du vilka register de ska ha tillgång till och vilka funktioner de ska ha rättigheter till. För register kan du ange både om de ska kunna läsa, ändra, skapa och ta bort poster.

    I kombination med arbetsgrupper kan du se till att vissa behörighetsprofiler t ex inte ska kunna se kunder och objekt som tillhör andra arbetsgrupper. Detta kan vara lämpligt om man har flera olika verksamheter/avdelningar i samma företag och vill begränsa mängden information för varje avdelning/verksamhetsområde. Här bestämmer du också vilka flikar i Mobigo Desktop/Mobile, vilka rapporter, tidtyper, urvalsfrågor etc som ska visas och vara tillgänglig för varje behörighetsprofil.

    För att göra det enkelt för dig i en driftstart, så rekommenderar vi dig att enbart jobba med behörighetsprofiler och inte dela in användarna i arbetsgrupper om du kan låta bli till en början.

  57. Efter att ha lagt upp behörighetsprofilerna så går du till Systeminställningar > Grundregister > Användare.
  58. Nu kan du öppna varje användare och välja vilken behörighetsprofil som varje användare ska tillhöra.
    Behörigheter
    Hur du ställer in behörigheter för användare i systemet.
  59. Signera uppdrag och order

  60. Gå till menyalternativet Systeminställningar > Mobilt > Inställningar
  61. Här kan du ange om du vill ha möjligheten att signera uppdragen (och order) i de mobila enheterna.
  62. Aktivera mobila användare

  63. Gå till menyalternativet Systeminställningar > Mobilt > Mobila användare
  64. Här öppnar du varje användare som du vill ska kunna logga in via en mobil klient, och aktiverar dem. Notera att användarna måste vara lösenordsskyddade för att kunna logga in via mobil klient.
    Mobilt - användande
    Ställ in vilka användare som skall komma åt Mobigo mobilt.
  65. Läs in speciella dagar

  66. Gå till menyalternativet Systeminställningar > Grundregister > Speciella dagar
  67. Här kan du läsa in årets helgdagar, lägga in markeringar för viktiga händelser, konferenser etc som visas i kalendern. Förutom att lägga in detta manuellt, så kan du ladda ner en fil med de officiella heldagarna i Sverige för 2013 här.
    Speciella dagar
    Hur du lägger in speciella dagar i kalendern.
  68. Lägg in resurser (fordon etc)

  69. Gå till menyalternativet Systeminställningar > Grundregister > Resurser
  70. Här kan du lägga in ett register med olika typer av resurser som du t ex vill kunna ange att du använt vid tidrapporteringen till ett uppdrag. Vanligaste faller är att använda detta till fordon, verktyg och redskap.
    Resurser
    Med resursfunktionen i Mobigo så kan ni lägga upp andra typer av resurser (förutom personalen) som krävs för att utföra uppdragen.
  71. Arbetsgrupper

  72. Gå till menyalternativet Systeminställningar > Grundregister > Arbetsgrupper
  73. Här skapar du de arbetsgrupper som du vill fördela dina användare på. Arbetsgrupper används för att kunna begränsa vilka kunder, artiklar, objekt och uppdrag som användare ska ha tillgång till. Detta kan vara för att användarna tillhör olika avdelningar, kontor, teknikslag etc. Här bestämmer du också vilka kategorier av kunder, artiklar och objekt som ingår i respektive arbetsgrupp.

    Ett uppdrag som fått en utförare som ingår i en arbetsgrupp tillhör med automatik den arbetsgruppen. Vi rekommenderar alla att avvakta med arbetsgruppshanteringen tills att man kommit igång i övrigt med Mobigo ordentligt.

  74. Efter att ha lagt upp arbetsgrupperna så går du till Systeminställningar > Grundregister > Användare.
  75. Nu kan du öppna varje användare och välja vilken arbetsgrupp som varje användare ska tillhöra. Det finns såklart en hel del andra inställningar. Om du vill veta mer och kanske få en exakt bild över allt vad du kan göra, så rekommenderas att läsa avsnittet Konfiguration – Funktioner från kapitel till kapitel.
    Hantera arbetsgrupper
    Med hjälp av arbetsgrupper i Mobigo kan du ställa in vilken typ av information de skall ha tillgång till.