Microsoft Exchange-Modulen 2.1

Information

Microsoft Exchange-modulen är till för att kunna se sina tider och uppdrag som man har Mobigo i sin Outlook och att se de tider man lagt upp i Outlook i Mobigo.

  • Inga poster synkas från Exchange till Mobigo för att bli poster i Mobigo.
  • Det finns ett tillägg som gör att man kan välja Exchange post i Visa -> Posttyper på kalenderfliken. Då hämtas poster som efter filtreringinställningarna. Den kommer dock ej hämta poster utanför tidsintervallet som satts i inställningarna. Dvs har man satt 7 dagar bakåt och 7 dagar framåt så kommer det gälla från valt tidsintervall i kalendern. Posterna sparas inte i databasen utan finns temporärt så länge man har kalenderna uppe.
  • Man kan välja om man vill att uppdrag, tider eller båda ska synkas ut.
  • För uppdrag så kommer ej de uppdrag som är arkiverade att synkas ut. För tider kommer de tidposter med de i inställningarna valda tidtyper att synkas ut.
  • Nya poster oavsett om de är uppdrag eller tider kommer endast att hämtas inom det valda tidsspannet i inställningarna.
  • Poster som ska uppdateras (poster som redan synkats ut) kommer att uppdateras i Exchange när de har blivit modifierade i Mobigo (enligt modified datumet i databasen).
  • Poster som finns utsynkade men tagits bort i Mobigo kommer att tas bort från Exchange. Även poster som finns utsynkade men inte längre matchar gällande kriterier (har ej någon av de valda tidtyper för synk, arkiverat uppdrag) kommer också att tas bort från Exchange.
Installation
  1. Beställ Exchange-modulen från Erisma.
  2. Starta Mobigo Setup.exe från Mobigo Desktops-datakatalog.
  3. Bläddra ner till Optional och MS-Exchange module.
  4. Klicka på Download och efter den är nedladdad klicka på Activate.
  5. Installationen är klar.
Konfiguration

Gå först in och ge _SysAdmin behörighet till verktygen Exchange\Inställningar för Exchangemodulen och Exchange\Uppdatera Exchange  under Inställningar > Avancerat > Behörighet > Visa rättigheter: Verktyg.

  1. Öppna Verktyg > Exchange > Inställningar för Exchangemodulen.
  2. Ange adressen till Exchange-servern i fältet Url. T ex har Microsoft Office 365 https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx.
  3. Fyll i domän i fältet Domän om er Exchange-server kräver det.
  4. Välj antal dagar att synka bakåt och framåt.
  5. Välj fält som användarens e-postadress ska hämtas från. Vanligtvis har man det satt till E-postfält på användaren.
  6. Fyll i delegate kontots namn och lösenord i respektive fält. Läs mer om Ombuds-funktionen i Outlook här.
  7. Välj version av Exchange.
  8. Lägg till vilka användare som ska synka sina uppdrag och tider genom att flytta dem till listan Valda användare
  9. Spara och tryck sen OK.
  10. Gå till Inställningar > Systeminställningar > Grundregister > Användare. Lägg till e-postadress för respektive användare i det fält som du angav i punkt 5.

Nu är grundkonfigurationen klar. Ställ nu in vad som ska synkas och formatet på kalenderposterna. Det gör du på flikarna Uppdrag och Tider under Verktyg > Exchange > Inställningar för Exchangemodulen. Mobigo-taggar kan här anges och blir sedan ersatta med det värde de representerar för aktuell post. Taggar kan väljas från combo-boxen och sedan väljas in via “Insert tag” knappen.

  • Aktivera synk av uppdrag/tider:Aktivera/avaktivera uppdragssynk/tidssynk.
  • Påminnelse i minuter:Ange i minuter hur lång tid innan man vill bli påmind för tidsbokade uppdrag. 0 innebär ingen påminnelse.
  • Format för ämnesrad:Ange formatet för ämnesraden.
  • Format för platsrad:Ange formatet för platsraden
  • Format för innehåll:Ange formatet för textfältet.
  • Valda tidtyper för synkning: De tidtyper man vill ha utsynkat till Exchange.

Starta synkronisering
Det finns två sätt att synkronisera poster på mellan Exchange och Mobigo.

  1. Starta verktyget Verktyg > Uppdatera Exchange manuellt för att synkronisera.
  2. Du kan även välja att sätta Verktyg > Uppdatera Exchange på automatik. Tänk på att det är ett krävande anrop. Beroende på antal användare/uppdrag/tider så kan det vara bra att inte köra det oftare än nödvändigt. Framför allt inte ifall ni redan kör andra verktyg på automatiken.
    1. Gå till Inställningar > Systeminställningar > Avancerat > Automatiska Modulanrop.
    2. Välj vilken typ av anrop samt hur ofta du vill att det ska köras.
    3. Välj sedan Kör verktyg och sedan modul Exchange\Update Exchange.
    4. Tryck OK.
Konfiguration av användarens kalender i Outlook

Användarna behöver nu dela med sig av sin kalender till delegatekontot. Microsoft beskriver närmare hur det fungerar på denna sida.
Från Microsoft Outlook ställer du in det så här:

  1. Öppna din kalender i Outlook.
  2. Klicka på knappen Kalenderbehörigheter.
  3. Klicka på Lägg till och lägg till det konto som är angivet i Mobigo.
  4. Ändra behörighetsnivå till Redaktör.
  5. Spara med OK.
Konfiguration av användarens kalender i Mobigo

För att visa användarens Exchange-poster i Mobigo måste ni aktivera den posttypen. Tänk på att hastigheten för att visa kalendern kan påverkas beroende koppling Exchange-servern.

  1. Går till fliken Kalender.
  2. Gå till menyn Visa > Posttyper.
  3. Aktivera Exchange items och spara med OK.